Head of Operations im Scale-Up (m/w/d)

Standort: München (vor Ort)

Anstellungsart: Vollzeit (40+ h/Woche)

Wir sind ein innovatives Unternehmen im Bildungssektor mit Sitz in München. Über mehrere Tochterfirmen gestalten wir die digitale Transformation des Lernens. Mit einem wachsenden Team bauen wir skalierbare Strukturen für nachhaltiges Wachstum auf.

Während wir als Gründer uns auf Vision, Marketing und Sales konzentrieren, übernimmst du Verantwortung für das Tagesgeschäft, entlastest die Geschäftsführung massiv und stellst sicher, dass unsere Maschine reibungslos läuft. Dein Ziel: 20+ Stunden Founder-Zeit pro Woche zurückgewinnen und die täglichen operativen Entscheidungen in die Hand nehmen - damit wir als Gründerteam auf Wachstum fokussiert bleiben.

Aufgaben

Deine Mission: Vom Chaos zur Klarheit

Deine Verantwortungsbereiche

• Operatives Tagesgeschäft: Du triffst Entscheidungen innerhalb definierter Rahmen (z.B. Personalentscheidungen, Entscheidungen über Prozesse, operative Entscheidungen, Dienstleister, Tools, Events, rechtliche Koordination, Compliance).
• Meetings & Strukturen : Du führst unsere Kernmeetings (Weekly Ops, Monatsabschluss, Recruiting-Review) mit klarer Agenda, Verantwortlichkeiten und Deadlines. Du etablierst Meeting- und Reporting-Standards im ganzen Unternehmen.
• Prozesse & Automatisierung: SOP- und Prozess-Fabrik: Über CS, HR, Academy, IT & Consulting hinweg – Do → Document → Demonstrate → Delegate . → Fokus auf smarte Prozesse und Automatisierung.
• Founder Buyback: Du bist auch für klassische EA-Aufgaben (Kalender, Inbox, Reisen, Vendor Comms, Event-Logistik, Office Management) verantwortlich und bekommst dafür eine(n) Werkstudenten/in an deine Seite.
• Teams : HR / Hiring, Academy, CS / Ops, Office Management, B2B Consulting Team.

Deine Outcomes nach 90 Tagen:

• 20+ Stunden pro Woche Entlastung der Geschäftsführung; Backlog ist aufgeräumt - und bleibt es auch.
• Reporting Strukturen für alle Abteilungen in deiner Verantwortung sind etabliert.
• Finance-Maschine: Buchhaltung, Monatsabschluss ≤10 Werktage, Budget-vs-Actuals Reporting.
• CS & Ops Altlasten sind aufgeräumt.
• Recruiting-Prozesse laufen; Onboarding & Offboarding Prozesse optimiert, Verträge aktualisiert.
• Büroorganisations-Prozesse stehen, externe Dienstleister & Facilities laufen wie am Schnürchen.

Qualifikation

Dein Profil - Must Haves

• Mehrjährige operative Erfahrung in Start-ups/ Scale-ups mit 50–200 Mitarbeitenden.
• Erfahrung in Recruiting & Hiring Pipelines (von Planung über Sourcing bis Pre-CEO Interviews).
• Finance-Ops: Buchhaltung, Monatsabschluss, Reporting (DATEV-Erfahrung bevorzugt; Google Sheets / Excel Erfahrung Must Have).
• Legal: Vertragsvorlagen, Reviews, Kommunikation mit Anwälten.
• SOP-Erstellung und Einführung von Projektmanagement-Tools (Notion/Asana-Niveau).
• Erfahrung mit staatlich geförderter Bildung ist ein Plus.
• Selbst einmal gegründet: Auch ein klares Plus.
• Verhandlungssicher Deutsch & Englisch.
• Tools: Notion, HubSpot, DATEV, Personio, Asana, Zapier, Google Workspace, Apple Envirnoment, Slack.
• AI-Affinity Pflicht (Erfahrung sollte über ChatGPT/ Gemini Nutzung hinausgehen)

Benefits

Unser Offer & deine Perspektiven

• Gehalt: Fixum 80-95, VSOP nach Probezeit + Performance-Bonus (gebunden an Entlastungsstunden, Erfolge und Speed).
• Standort: Vor Ort in München (minimaler Reiseaufwand).
• Umfang: Vollzeit, CET-Arbeitszeiten.
• Reporting: Direkte Berichtslinie an den CEO; enge Spiegelung mit dem CTO. Erste 90 Tage mit Werkstudenten Unterstützung (to be hired).

Deine Growth Journey

• Wenn du die 90-Tage-Outcomes meisterst → Scope-Erweiterung Richtung VP Operations.

Mit zunehmender Skalierung → COO-Perspektive, sobald Systeme stehen und Executive Ownership gebraucht wird.

So ticken wir

Unsere Werte: lösungsorientierte Positivität, Geschwindigkeit, Vertrauen & Loyalität, Team first, Pragmatismus.

Nicht verhandelbar: Ownership, Urgency, Pragmatismus, Diskretion, Street Smarts, Humor.

Dealbreaker: Negativität, Unzuverlässigkeit, Drama, Low Performance, schlechte Kommunikation.

Bewerbung

Schick uns deinen Lebenslauf + 5 Bullet Points zu deinen größten cross-funktionalen Ops-Erfolgen (inkl. KPIs/Ergebnisse).

Wir glauben an Systeme - und an die Menschen, die sie erfolgreich betreiben. Wenn du uns in den ersten 14 Tagen schon 10+ Stunden zurückschenkst und die Maschine on time hältst, wirst du hier aufblühen.

Winners win - because they decide to.