Assistenz des Chefarztes - befristet (Elternzeitvertretung) (m/w/d)

Das LMU Klinikum ist eines der größten und leistungsfähigsten Universitätsklinika in Deutschland und Europa. 48 Fachkliniken, Abteilungen und Institute mit einer exzellenten Forschung und Lehre ermöglichen eine Patientenversorgung auf höchstem medizinischen Niveau. Hieran sind rund 11.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beteiligt.

Ihr Aufgabenbereich

• In dieser verantwortungsvollen Position übernehmen Sie das umfassende organisatorische Management des Chefarztsekretariats und sorgen für einen reibungslosen Ablauf sämtlicher administrativer Prozesse. Dazu gehören insbesondere die eigenständige Planung und Koordination von Terminen – von Patiententerminen über Besprechungen und Untersuchungen bis hin zu Berufungs- und Gremienterminen.
• Sie organisieren den gesamten Sekretariatsbetrieb inklusive Posteingang und -ausgang und koordinieren selbstständig alle administrativen und organisatorischen Abläufe. Darüber hinaus planen und organisieren Sie Dienstreisen, Veranstaltungen, Fortbildungen sowie Kongresse.
• Ein weiterer Schwerpunkt Ihrer Tätigkeit liegt in der Überwachung von Fristen sowie der Rechnungsstellung und -prüfung. Sie führen den Schriftverkehr professionell und vertraulich und stellen eine strukturierte Dokumentation sicher. Zudem unterstützen Sie bei universitären Abläufen wie Berufungsverfahren, Lehre und Prüfungen.
• Sie übernehmen das vertrauliche Dokumentenmanagement, insbesondere im Bereich von Personal-, Berufungs- und Klinikunterlagen, und erstellen Schriftstücke nach Diktat (z. B. Arztbriefe und OP-Berichte). Die Bearbeitung komplexer Anfragen und Korrespondenzen gehört ebenso zu Ihrem Aufgabenbereich.
• Als zentrale Schnittstelle fungieren Sie zwischen Chefarzt, ärztlichem Dienst, Verwaltung, universitären Einrichtungen sowie externen Ansprechpartnern und tragen so maßgeblich zu einer effizienten Kommunikation und Zusammenarbeit bei.

Unsere Anforderungen

• Abgeschlossene Berufsausbildung

• Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (C1-Niveau)
• Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift (B1-Niveau)
• Strukturiertes Arbeiten
• Kommunikationsfähigkeit
• Gute EDV-Kenntnisse
• Grundkenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel)
• SAP-Kenntnisse wären wünschenswert, sind aber nicht Voraussetzung

Unser Angebot

• Wir bieten eine betriebliche Altersvorsorge (VBL).
• Sie haben geregelte Arbeitszeiten.
• Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit.
• Wir bieten ein vielfältiges Fort- und Weiterbildungsangebot und ein betriebliches Gesundheitsmanagement.
• Die Vergütung richtet sich nach dem Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) einschließlich aller im Öffentlichen Dienst üblichen Zulagen.

Angebote und Leistungen des Arbeitgebers

Fort- und Weiterbildungen

Jobticket

Betriebliche Altersvorsorge

Vergünstigungen

Kinderbetreuungsangebote

Personalwohnraum (soweit verfügbar)

Mobile Arbeit (bei Eignung)

Herr Linke, Dirk