Operations Spezialist: Office & Prozesse (m/w/d)

Klassische Beratung können wir. Und trotzdem sind wir anders.

Wir sind Headsquare. Beratungshaus und Unternehmer in einem und wir haben
uns auf die Neuausrichtung der Versicherungs- und Gesundheitsbranche im
digitalen Wandel spezialisiert. Bei uns finden Menschen zusammen, die
etwas verändern möchten – mit unterschiedlichen Lebensläufen und
Fähigkeiten – und einer gemeinsamen Leidenschaft: digitale Produkte und
Geschäftsmodelle.

Unser Credo: UNITED WE CHANGE.
Wir sind davon überzeugt, dass nachhaltiger Erfolg nur durch
wertschätzende Zusammenarbeit auf Augenhöhe erreicht werden kann. Unser
Fokus dabei liegt immer auf Innovation und Effizienz.

Wir suchen Menschen, die persönlich zu uns passen und unsere Philosophie teilen.
Die bereit sind, Verantwortung für ihre Visionen zu übernehmen und die
Freiräume als Chance sehen durch eigene Ideen zu überzeugen.

Du willst nicht nur einen Job, sondern echten Impact? Du arbeitest gerne mit Menschen, denkst strukturiert und behältst auch in administrativen Themen den Überblick? Du willst Verantwortung übernehmen und mitgestalten, statt nur auszuführen? Du hast Freude daran, Strukturen zu gestalten und Menschen zu unterstützen? Dann werde Teil von Headsquare!

Aufgaben

Als Teil des Operations Team unterstützt Du dabei, dass unsere internen Abläufe zuverlässig, effizient und gut dokumentiert funktionieren:

Office Management

• Du bist Ansprechpartner im Büro – für Gäste, Partner und das Team.
• Du empfängst Besuch, organisierst Meetings und sorgst für einen professionellen Außenauftritt.
• Du koordinierst Dienstleister, bestellst Materialien, kümmerst dich um Post, Termine und Reisebuchungen.

Prozesse

• Du übernimmst die Pflege unserer internen Asset-Übersichten – vom Laptop bis zur Zugangskarte.
• Du betreust administrative Aufgaben im Bereich Sachbearbeitung – z. B. das Erstellen von Bescheinigungen, Pflegen von Mitarbeitendendaten oder Abrechnungsunterlagen.
• Du bringst dich bei Bedarf beim Active Sourcing ein, z. B. bei der Ansprache von Kandidaten oder der Pflege von Talent-Pools.
• Du unterstützt bei der vorbereitenden Buchhaltung, z. B. Belegverwaltung oder SEPA-Dateien.

Qualifikation

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in Office Management, Personaladministration oder vorbereitender Buchhaltung.
• Organisationsgeschick und Verantwortungsbewusstsein.
• Sorgfalt im Umgang mit Zahlen und Dokumenten.
• Sicherer Umgang mit MS Office.

Benefits

• Eine Unternehmenskultur, die etablierte Beratung mit Startup-Kultur kombiniert und so ihres Gleichen sucht.
• Ein ausgezeichnetes Umfeld in einem hochmotivierten Team aus sehr erfahrenen Experten und Führungspersönlichkeiten.
• Eine hervorragende Infrastruktur mit modern ausgestatteten Büroräume und zwei Terrassen.
• Sehr gute Entwicklungs- und Weiterbildungs­möglichkeiten durch individuell abgestimmtes Coaching und Mentoring.
• Ein Verständnis für Work-Life-Balance, das Arbeit als wichtigen, aber nicht alleinigen Bestandteil des Lebens versteht.
• Spannende Team-Events und Veranstaltungen, die keine langweiligen Networking-Events sind.
• Attraktives Grundgehalt und erfolgsorientierte Gewinnbeteiligung.
• Überdurchschnittliche Sozialleistungen und exklusive Mitarbeiter Benefits.

Arbeitsort ist vor Ort in München. Haben wir Dein Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Deine vollständigen Bewerbungsunterlagen!