Office Manager*in in Teilzeit (m/w/x)

Bist du unser*e nächste*r Office Hero?

Für unser Büro und Team in München suchen wir eine*n Office Manager*in in Teilzeit (max. 20 Stunden/Woche), um uns bei der allgemeinen Verwaltung, aber auch bei internen Events und Team-Wellbeing zu unterstützen. Du sitzt bei uns nicht am Empfang, sondern bist Teil des Teams. Dabei besteht die Möglichkeit, auch mal von zu Hause zu arbeiten.

Die Stelle ist vorerst auf 2 Jahre befristet, aber wenn es funkt, dann sollte einer Verlängerung nichts im Wege stehen ;)

Über die Rolle

Da unsere Kultur einzigartig ist und das gesamte Team Verantwortung dafür übernimmt, dass dies ein großartiger Arbeitsplatz bleibt, suchen wir keine Assistenz, sondern eine Person, die die Dinge vorantreibt und Spaß daran hat, die Initiative zu ergreifen, Dinge zu organisieren, nah bei unseren Mitarbeitern zu sein und mit ganzem Herzen zu unterstützen. Als unser*e Office Manager*in sorgst du dafür, dass die Dinge reibungslos laufen und Futurice eine angenehme Arbeitsumgebung für unser Team ist.

Das bedeutet unter anderem:

• Du übernimmst die Verantwortung für den Büroalltag vor Ort in München (Postverwaltung, Schlüsselverwaltung, Beschaffung, ...)

• Verwaltung verschiedene administrative Prozesse deutschlandweit, wie z.B. Unterstützung bei der vorbereitenden Buchhaltung, Dienstleister- und Versicherungsverwaltung, Ansprechpartner*in für die Hausverwaltungen, etc.

• Zu deinen Aufgaben gehören außerdem die Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz und deren Umsetzung nach Bedarf

• Unterstützung bei der Organisation von Events und du lässt dir auch gern mal was Neues einfallen, um den Teamspirit zu stärken

Dabei arbeitest du eng mit unserem Operations Team zusammen und unterstützt unser Personalteam bei On- und Offboardings und anderen Aufgaben vor Ort.

Wonach wir suchen

Du bist ausgebildet in Verwaltungs-/Büromanagement (oder vergleichbarem), oder bist ein absolutes Organisationstalent und Multitasking ist kein Fremdwort für dich - beides in Ordnung, denn auch Quereinsteiger*innen sind herzlich willkommen! Das Wichtigste ist, dass du ein/e nette*r Kollege*in bist, Leidenschaft fürs Lernen mitbringst und eine strukturierte "get things done"-Einstellung hast.

Du verfügst über gute Kenntnisse in Microsoft Office und/oder den Google Anwendungen, hast Erfahrung mit vorbereitender Buchhaltung und fühlst dich in einer schnelllebigen Umgebung wohl. Im besten Fall hast du bereits in einer ähnlichen Position gearbeitet.

Aber lass uns ehrlich sein, alles keine rocket science, wenn dir also die Qualifikationen auf dem Papier fehlen, du aber schnell lernst, selbstbewusst und offen bist, dann zögere nicht dich trotzdem zu bewerben!

Sehr gute Deutschkenntnisse sind allerdings ein Muss, da du Hauptansprechpartner*in für viele unserer externen Dienstleister bist (z.B. Reinigungsfirma, Hausverwaltung, Versicherungen, usw.). Wir sind ein internationales Team, Englisch ist unsere Unternehmens-Sprache, deshalb ist es wichtig, dass du auch sicher auf Englisch kommunizieren kannst. (And you might get some E-Mails in English right after you sent the application ;))

Vergütung

Da Transparenz einer unserer Kernwerte ist, wollen wir auch beim Thema Vergütung so transparent wie möglich sein, von Anfang an.

Die Position beginnt mit maximal 20h/Woche, wobei bei Bedarf aufgestockt werden kann. Wir bieten für die Stelle ein fixes Gehalt von 3.290€ (Vollzeit, brutto) an.

Zusätzlich erhälts du alle Benefits (Mobilitätsbudget, Sport Benefit, betriebliche Krankenversicherung, Arbeitstelefon, ...) und einen leistungsbezogenen Bonus.

Die Stelle ist vorerst auf zwei Jahre befristet, mit Option auf Verlängerung oder sogar unbefristet, wenn es für beide Seiten passt.

Nächste Schritte

Klingt das nach der richtigen Gelegenheit für dich und du bist bereit für den nächsten Schritt? Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung!

Unser Bewerbungsformular ist super unkompliziert: Du gibst einfach deine Kontaktdaten ein und lädst deine Unterlagen hoch. Wir freuen uns über einen Lebenslauf und ein paar Zeilen zu dir und warum du Teil von Futurice werden möchtest. Du kannst auch Links zu deinem LinkedIn-Profil einreichen sowie weitere relevante Anhänge teilen.

Sobald wir deine Bewerbung erhalten haben, melden wir uns bei dir. Wenn du in die nächste Runde kommst, starten wir mit einem ersten Gespräch, bei dem wir dich besser kennenlernen und du mehr über die Stelle und das Arbeiten bei Futurice erfährst.

Wie es ist, bei uns zu arbeiten

Seit der Gründung von Futurice legen wir Wert darauf, einen Arbeitsplatz zu schaffen, an dem Menschen wirklich gerne arbeiten – Montage eingeschlossen. Wir haben eine offene und einladende Kultur aufgebaut, in der Vertrauen, Freundlichkeit und Wohlbefinden ebenso wichtig sind wie großartige Arbeit. Die Atmosphäre ist warm und offen – ganz gleich, ob du im Büro oder remote arbeitest. Du wirst dich schnell als Teil der Community fühlen, in der Coffee Chats, virtuelle Fikas oder After‑Work‑Treffen ganz selbstverständlich stattfinden.

Weil unsere Kultur jeden Tag von uns allen geprägt wird, hast du die Möglichkeit, aktiv mitzugestalten, wie wir arbeiten, uns austauschen und als Gemeinschaft weiterentwickeln. Über Ländergrenzen, Teams und Zeitzonen hinweg bringt jede*r seine eigene Persönlichkeit ein und trägt dazu bei, wie wir gemeinsam arbeiten und wachsen.

Bei Futurice erwarten wir nicht, dass neue Kolleg*innen in ein Raster passen. Komm so, wie du bist, unabhängig von deinem Hintergrund. Wir glauben an die Stärke unterschiedlicher Perspektiven, und Vielfalt ist ein wesentlicher Teil unseres Erfolgs, wenn Kund * innen uns mit ihren spannendsten und anspruchsvollsten Herausforderungen betrauen. Mehr zu unserem Engagement für Diversität, Gleichberechtigung und Inklusion findest du hier .

Über Futurice

Wir unterstützen Organisationen dabei, neuen Wert zu schaffen – durch die Kombination von Daten, KI, Design und Strategie. Unser Versprechen ist einfach: schnellere, intelligentere Umsetzung; KI‑gestützte Entscheidungen; und außergewöhnliche, datengestützte Erlebnisse. Wir schaffen Klarheit – und Klarheit schafft Ergebnisse.

Unsere Vision ist es, Organisationen mit Daten und KI neu zu definieren. Große Unternehmen arbeiten mit uns zusammen, um smartere Services zu entwickeln, Entscheidungen zu beschleunigen und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu stärken.

Futurice wurde im Jahr 2000 gegründet und ist zu einer Community von über 800 Mitarbeitenden in ganz Europa gewachsen. Unsere Kultur basiert auf Vertrauen, Transparenz, Fürsorge und kontinuierlicher Weiterentwicklung. Wir bieten ein kollaboratives, internationales Umfeld, in dem ambitionierte Menschen lernen, wachsen und echten Einfluss haben.