Büroleitung (Englisch/Deutsch)

ÜBER UNS 

Exergy3 widmet sich einer der zentralen Fragen unserer Zeit: Wie lassen sich industrielle Prozesse dekarbonisieren, ohne dabei die ökonomische Vernunft aus den Augen zu verlieren? 

Die Antwort von Exergy3 ist skalierbar, effizient und kosteneffektiv: Ultrahochtemperatur-Wärmebatterien. 

Als Ausgründung der University of Edinburgh vereint Exergy3 akademische Spitzenforschung mit unternehmerischer Umsetzungskraft – und verwandelt technologische Innovation in industrielle Realität. 

Im März 2025 haben wir unser europäisches Hauptquartier am Königsplatz in München gegründet – um den EU-Markt zu erschließen, Handelsbarrieren zu überbrücken und das Unternehmen für europäische Talente zu öffnen. 

Der Münchner Standort ist für uns keine Außenstelle, sondern das zweite Standbein des Unternehmens. Mittelfristig werden hier alle Unternehmensbereiche vertreten sein – von Forschung & Entwicklung bis zur Unternehmensleitung. 

Bei Exergy3 zu arbeiten bedeutet, in einem hochmotivierten, internationalen Team an einem der drängendsten Probleme unserer Zeit zu arbeiten. Das Tempo ist hoch, die Eigenverantwortung real, der Einsatz groß – im besten Sinne. 

Wenn Sie diese missionsgetriebene Haltung eher begeistert als einschüchtert, passen Sie perfekt zu uns. 

DIE STELLE 

Wir suchen eine hochorganisierte und proaktive Büroleitung, die den täglichen Betrieb unseres Münchner Büros leitet und als zentrale Koordinationsstelle für lokale Geschäftsaktivitäten fungiert. Als wichtige administrative Führungskraft eines Schlüsselstandorts innerhalb eines wachsenden internationalen Unternehmens geht diese Rolle weit über klassische Büroverwaltung hinaus. 

Die erfolgreiche Kandidatin bzw. der erfolgreiche Kandidat übernimmt Verantwortung für den Bürobetrieb, unterstützt die lokale Führung, koordiniert die deutschen Geschäftsaktivitäten, verwaltet Lieferanten und Einrichtungen und sorgt für einen reibungslosen, professionellen Betrieb. Sie/Er wird eine vertrauenswürdige lokale Ansprechperson sein – in enger Zusammenarbeit mit globalen Teams. 

Keine zwei Wochen sind gleich: Sie müssen strategische Prioritäten mit operativen Aufgaben in Einklang bringen und eigene Initiative zeigen, um Verbesserungen zu identifizieren, während das Unternehmen wächst. 

HAUPTAUFGABEN 

Unternehmensunterstützung 

• Lokale Ansprechperson für HR, Finanzen, IT und externe Partner 

• Unterstützung bei Recherche, Analyse und Vorbereitung strategischer Initiativen einschließlich Marketing & Veranstaltungen 

• Nachverfolgung von Prioritäten und Projekten im europäischen Team 

• Unterstützung bei Ad-hoc-Projekten im Zusammenhang mit Betrieb, Wachstum oder Partnerschaften 

• Frühzeitiges Erkennen von Problemen und aktives Mitwirken an Lösungen 

Büroverwaltung (München) 

• Sicherstellung des reibungslosen Betriebs des Münchner Büros 

• Koordination von Büroeinrichtung, Verbrauchsmaterialien, Dienstleistern und Einrichtungen 

• Unterstützung beim Onboarding neuer Teammitglieder in Deutschland 

• Ansprechperson für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Exergy3 bei Besuchen im Büro 

Requirements

WAS WIR SUCHEN 

• Fließende Deutsch-und Englischkenntnisse; ausgezeichnete schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten mit einem hohen Maß an Professionalität 

• Nachgewiesene Erfahrung als Büroleitung, Executive Assistant oder in einer ähnlichen Funktion in einem schnelllebigen Umfeld 

• Sicherer Umgang mit Microsoft 365 (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, MS Teams) 

• Außergewöhnliche Sorgfalt und Detailgenauigkeit 

• Diskreter und integrer Umgang mit vertraulichen Informationen 

• Erfahrung in der abteilungsübergreifenden Koordination 

• Sicherer Umgang mit Führungskräften 

• Proaktiv, anpassungsfähig und belastbar 

• Fähigkeit, Struktur mit der Ambiguität eines Start-up-Umfelds in Einklang zu bringen 

UNSERE ARBEITSGRUNDSÄTZE 

Wenn du dich mit diesen Arbeitsgrundsaetzen identifizieren kannst passt du perfekt zu uns.

Respekt vor der Aufgabe 

Was wir tun ist schwierig! Was wir tun, ist bedeutsam: für die Menschheit, für unsere Kunden, füreinander. Jemand muss es tun, und wir nehmen die Herausfoderung an. 

Klartext reden 

Kein Schönreden, kein Ausweichen. Wir sprechen offen, teilen das vollständige Bild und kooperieren auf echter Vertrauensbasis. Ehrlichkeit ist nicht nur ein Wert – sie ist die Grundlage besserer Entscheidungen. 

Verantwortung übernehmen 

Wir warten nicht darauf, dass uns jemand sagt, was zu tun ist. Wir erkennen, was getan werden muss, und führen es eigenverantwortlich zum Abschluss.

Effizient und präzise 

Wir lassen uns nicht ablenken. Wir konzentrieren uns auf die Details, die zählen. Fokusieren unsere Arbeitskraft auf die kritischen Aufgaben, damit unsere Ambitionen zuegig zu Ergebnissen werden. 

Fehler gehoeren dazu! 

Gelegentliche Fehler sind normal, wenn Sie passieren kehren wir gemeinsam die Scherben auf und machen unbeeindruckt weiter.

Die Arbeit genießen

Wir leisten ernsthafte Arbeit, nehmen uns selbst aber nicht zu ernst. Wir feiern Erfolge und stärken uns gegenseitig –denn gute Teams entstehen durch Vertrauen und echte Fürsorge. 

Exergy3 ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert. Wir schätzen Vielfalt und sind bestrebt, ein integratives Umfeld für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schaffen. 

Benefits

WARUM Exergy3? 

• Enge Zusammenarbeit mit dem CEO und echter Gestaltungsspielraum 

• Wettbewerbsfähiges Gehalt 

• Aktienoptionen 

• Teil eines dynamischen und innovativen Unternehmens an der Spitze der Clean-Energy-Technologie 

• Abwechslungsreiche Rolle mit Entwicklungsmöglichkeiten 

• 30 Urlaubstage pro Jahr 

• Hybrides Arbeitsmodell mit regelmäßiger Präsenz in unserem Münchner Büro (in der Regel 2–3 Tage pro Woche) 

• Die Position ist als 35-Stunden-Vertrag strukturiert. In intensiveren Phasen kann Flexibilität erforderlich sein, die entsprechend ausgeglichen wird. 

• Regelmäßige Reisen zum Hauptsitz in Edinburgh 

• 15 Tage pro Jahr fuers arbeiten im Ausland

• Stylisches, klimatisiertes Büro am Königsplatz 

• 1 extra Urlaubstag pro Jahr Betriebszugehoerigkeit (bis zu 10 Jahren obergrenze)