Executive Assistant (m/w/d)

Möchtest du deinem Talent Sinn verleihen und einen positiven Einfluss auf die Welt haben?

Gegründet im Jahr 2016, vereint padoa heute über 350 leidenschaftliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter rund um eine Software und ein Serviceangebot, die darauf ausgerichtet sind, die betriebliche Gesundheitsvorsorge zu modernisieren. Über unsere SaaS-Plattform werden bereits heute über 9 Millionen Arbeitnehmer in Frankreich betreut. Seit Anfang 2025 sind wir nun auch in Deutschland aktiv – mit einer klaren Mission:

Eine Arbeitswelt schaffen, in der Prävention an erster Stelle steht – für die Gesundheit und das Wohlbefinden von Millionen von Menschen!

Für die Weiterentwicklung unseres deutschen Teams suchen wir jemanden, der Freude am Aufbau hat und zugleich mit Weitblick Strukturen schafft:

Deine Rolle

In dieser Schlüsselfunktion sicherst du die Qualität unserer Kernprozesse, unterstützt die Geschäftsführung operativ und stellst sicher, dass neue Mitarbeitende strukturiert im Unternehmen ankommen. Durch gezielten Tooleinsatz und Prozessautomatisierung steigerst du die Effizienz im Tagesgeschäft.

Die Rolle ist operativ sehr nah an der Geschäftsführung und bietet viel Eigenverantwortung in einem Umfeld, in dem Strukturen noch aufgebaut werden.

Deine Aufgaben

Finance & Payroll

• Vorbereitung und Koordination der Payroll

• Prüfung, Verarbeitung und Ablage von Rechnungen und Belegen

• Erstellung und Pflege strukturierter Daten für Finance-Reportings und Monatsabschlüsse

• Vorbereitung von Überweisungen und Zahlungsprozessen

Executive Support

• Priorisierung von Anfragen und Organisation im Tagesgeschäft der Geschäftsführerin

• Vorbereitung von Meetings, Präsentationen und Entscheidungsgrundlagen wie unsere Company Updates

• Management von Kalendern, Terminen, Reisen und Kommunikation (Telefon & Email)

• Unterstützung bei bereichsübergreifenden Projekten

Administration

• Pflege und Verwaltung von Verträgen und internen Dokumenten

• Unterstützung beim Onboarding neuer Mitarbeitenden in Abstimmung mit HR

• Schnittstelle zu externen Dienstleistern und Ansprechpartnern

• Mitgestaltung und Optimierung interner Prozesse

Das bringst du mit

• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant, Assistenz der Geschäftsführung, Office Manager oder in einer vergleichbaren Rolle

• Erfahrung mit finanz-nahen und administrativen Prozessen wie Rechnungen, Payroll-Vorbereitung oder Reporting

• Sehr strukturierte, zuverlässige und selbstständige Arbeitsweise

• Hohes Verantwortungsbewusstsein und Diskretion

• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (z. B. Google Workspace, Notion, Slack) sowie hohe Affinität zu strukturiertem, datenbasierten Arbeiten

• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse; Französischkenntnisse sind ein Plus

• Lust daran, in einem wachsenden Umfeld aktiv mitzugestalten und Dinge voranzubringen

Was dich bei uns erwartet

Verantwortung ab Tag 1

Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und übernimmst zentrale Verantwortung für operative und finanzielle Prozesse.

️ Strukturaufbau statt Standardprozesse

Du hilfst aktiv dabei, administrative und finanzielle Abläufe für unser wachsendes Deutschland-Team aufzubauen und zu verbessern.

Wachstum mitgestalten

Wir befinden uns mitten in einer intensiven Wachstumsphase – du bist von Anfang an dabei.

Flexibles Arbeiten

Hybrides Arbeiten (1 Tag vor Ort in München ist präferiert), moderne Büros in München und Berlin, sowie 30 Tage Urlaub.

‍ Moderne Ausstattung

Wahl zwischen Apple und Windows Hardware, Firmenhandy, BahnCard 25 und allen notwendigen Tools.

Sinnstiftende Mission in der Arbeitsmedizin

Wir gestalten die Zukunft der Prävention und Arbeitsmedizin und verbessern die Gesundheit von Millionen von Arbeitnehmenden.

Vertrauensvolle Kultur

Kurze Entscheidungswege, hohe Eigenverantwortung und viel Raum für eigene Ideen.

Vielfalt und Inklusion

Wir fördern ein offenes, respektvolles und inklusives Arbeitsumfeld für alle Mitarbeitenden.

AI disclaimer

Im Rahmen dieses Bewerbungsverfahrens können KI-gestützte Systeme eingesetzt werden, um die Bewertung der Bewerber anhand von Faktoren wie Berufserfahrung, fachlichen Kompetenzen und Qualifikationen zu unterstützen sowie um während der Vorstellungsgespräche Notizen zu erstellen. Die gesamte Verarbeitung erfolgt in Übereinstimmung mit den geltenden Datenschutz-, KI-Governance- und Arbeitsgesetzen. In allen Phasen wird eine menschliche Überprüfung gewährleistet, und die endgültigen Einstellungsentscheidungen werden von Menschen getroffen. Die im Rahmen dieser Bewerbung übermittelten personenbezogenen Daten werden nicht zum Trainieren von KI-Modellen verwendet.

Bei padoa respektieren wir grundlegende Datenschutzrechte. Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten gemäß den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“).