Executive Assistant (m/w/d)

WOFÜR WIR SIE SUCHEN

Über uns

Wir gestalten die Zukunft der satellitengestützten Aufklärung und Verteidigung. Aufbauend auf der bewährten Verteidigungskompetenz von Rheinmetall und den Satelliteninnovationen von ICEYE verfolgt unser Joint Venture das Ziel, eine der weltweit größten erdbeobachtenden Satellitenkonstellationen zum Schutz Deutschlands aufzubauen.

Unsere Mission? Europas Sicherheit und Verteidigung durch souveräne, dauerhafte und präzise weltraumgestützte Aufklärung unter allen Bedingungen zu stärken.

Werden Sie Teil eines der bedeutendsten Hightech-Projekte Europas und gestalten Sie die Zukunft von Sicherheit und Verteidigung aktiv mit!

Ihre Mission als Executive Assistant (m/w/d)

Wir suchen einen Zuverlässige, präzise und vorausschauende Unterstützung , die sicherstellt, dass Führungskräfte ihre Zeit auf strategische Prioritäten konzentrieren können.

Sie verwalten Kalender, Kommunikation, Dokumentation und die tägliche Organisation, sodass das Führungsteam reibungslos und effizient arbeiten kann.

Verantwortlichkeiten:
• Pflege eines hochgradig organisierten und konfliktfreien Executive-Kalenders; Sicherstellung, dass alle Meetings, Reisen und Verpflichtungen korrekt geplant und in Echtzeit aktualisiert werden
• Bereitstellung zeitnaher und präziser administrativer Unterstützung, einschließlich Meeting-Vorbereitung, Protokollführung, Dokumentenablage, Entwurf von Korrespondenz und Bearbeitung routinemäßiger Kommunikation
• Professionelle Koordination von Reisen und Logistik mit vollständigen Reiseplänen, fristgerechten Buchungen und reibungsloser Durchführung ohne vermeidbare Störungen
• Aktuelle und strukturierte Pflege aller organisatorischen Dokumente und Dateien, mit einfacher Auffindbarkeit, Wahrung der Vertraulichkeit und Einhaltung interner Prozesse
• Einsatz moderner digitaler Tools (Kalendersysteme, Dokumentenmanagement, Automatisierung, Kommunikationsplattformen) zur Optimierung administrativer Arbeitsabläufe, Steigerung der Produktivität von Führungskräften und Reduzierung manueller Tätigkeiten um mindestens 25 %

WAS SIE MITBRINGEN SOLLTEN

• Nachgewiesene Erfahrung in einer Position als Sekretär:in, Administrative Assistant oder im Executive Support
• Ausgeprägte Organisations- und Zeitmanagementfähigkeiten mit außergewöhnlicher Detailgenauigkeit
• Fähigkeit, Korrespondenz zu verfassen, Dokumentationen zu verwalten, Sitzungsprotokolle zu erstellen und strukturierte Ablagesysteme zu pflegen
• Professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen und sensibler Kommunikation
• Sehr gute Kenntnisse gängiger Office-Tools (MS Office, Kalendersysteme, Dokumentenmanagement-Plattformen)
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu koordinieren und dabei Genauigkeit und Zuverlässigkeit sicherzustellen
• Professionelles, serviceorientiertes Auftreten mit einem souveränen und freundlichen Kommunikationsstil
• Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch

Your strengths and experience count at Rheinmetall, even if you may not meet all of the listed requirements. We look forward to receiving applications from candidates (m/f/d) who are keen to make a difference and take on responsibility. We value individuality and equal opportunities. Severely disabled applicants (m/f/d) will be given special consideration if they are equally qualified.

WAS WIR IHNEN BIETEN

• Die Möglichkeit, eine nationale souveräne Weltraumfähigkeit mit zu gestalten.
• Eine Rolle, die die Sicherheits- und Verteidigungsarchitektur Europas direkt beeinflusst.
• Wettbewerbsfähige Vergütung mit starken Entwicklungs- und Lernmöglichkeiten.
• Unterstützendes, vielfältiges und missionsorientiertes Umfeld.
• Unterstützung beim Umzug
• Zugang zu Schulungen, Konferenzen und Zertifizierungsprogrammen sowie ein jährliches Weiterentwicklungsbudget.
• Moderne Büros mit Bereichen für die Zusammenarbeit und fokussiertes Arbeiten.

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Diversität, Chancengleichheit & Inklusion

Bei RISS sind wir überzeugt, dass Vielfalt Innovation fördert und uns als Organisation stärkt. Wir schaffen ein Arbeitsumfeld, in dem unterschiedliche Perspektiven und Talente nicht nur willkommen sind, sondern geschätzt werden.

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