Office-Allrounder und Assistenz der Bereichsleitung m/w/d

Über uns

Wir sind eine Gruppe von mehreren zukunftsorientierten Handwerksbetrieben in der Oberflächenbeschichtung. Es erwartet dich ein altersgemischtes Team aus jungen und erfahrenen Mitarbeitern, die großen Wert auf deine individuellen Wünsche legen. Ein ausgeprägtes Onboarding ist gesichert, damit wir langfristig zusammenarbeiten.

Ihr Profil

Du bringst mindestens drei Jahre Berufserfahrung mit. Personen ohne entsprechende Erfahrung auf diesem Gebiet möchten wir bitten, von einer Bewerbung abzusehen. Es wird erwartet, dass du genau und nachhaltig arbeiten kannst, so dass du die von uns übertragenen Aufgaben eigenständig in der Zukunft lösen kannst. Du stellst Fragen, wenn neue Herausforderungen anstehen und du dir nicht sicher bist, ob du gerade im Sinne der Vorgaben handelst.

Ihre Aufgaben

1. Kreditkarten- und Rechnungsabwicklung / Vorbereitende Buchhaltung

• Prüfung, Zuordnung und Ablage von Kreditkartenabrechnungen

• Vorbereitende Buchhaltung (Sammeln, Ordnen und Digitalisieren von Belegen

• Abgleich von Belegen, Vorbereitung und Weitergabe an die Buchhaltung

• Unterstützung bei Rückfragen und Klärung von Abrechnungsdifferenzen

• Erstellung von Rechnungen in der HERO-Software

• Operatives Fuhrparkmanagement

• Eigenständige Verwaltung und Abwicklung aller Firmenfahrzeuge (Leasing, Kauf, Verkauf, Versicherung, TÜV, Wartung)

• Pflege und Verwaltung sämtlicher Fahrzeugdokumente (Kfz-Briefe/-Scheine, Parkausweise, Tankkarten etc.)

• Aktive Terminsteuerung und Nachverfolgung (z. B. TÜV-Fristen, Leasingrückläufe, Versicherungsfristen)

• Direkte Kommunikation und Abstimmung mit Autohäusern, Werkstätten, Versicherungen, Dienstleistern und Behörden

• Organisation von Werkstattterminen inkl. An-/Abmeldung und Dokumentation

• Verwaltung & Organisation / Office Management

• Operative Unterstützung bei organisatorischen Projekten und internen Abläufen

• Planung und Umsetzung von Firmenevents und internen Veranstaltungen (z. B. Weihnachtsfeier, Caterings)

• Allgemeine administrative Tätigkeiten sowie eigenständige Koordination im Tagesgeschäft

• Schlüsselmanagement

• Vertrags- (Telefonie) und Versicherungsmanagement

• Einkauf & Beschaffung

• Eigenständige Bestellung von Materialien, Bürobedarf, Farben, Tapeten und weiteren Betriebsmitteln

• Pflege und Ausbau von Lieferantenkontakten sowie Verwaltung von Preislisten

• Zuordnung und Nachverfolgung von Bestellungen und Rechnungen

• Aktive Anforderung fehlender Belege/Rechnungen und Klärung offener Vorgänge

• Reiseorganisation

• Operative Buchung und Organisation von Flügen, Unterkünften (Hotels, Ferienwohnungen usw.) und Mietwagen

• Erstellung und Vorbereitung von vollständigen Reiseunterlagen für Mitarbeitende und Geschäftsführung

• Showroom: Pflege & Bewirtungsmanagement

• Eigenverantwortliche Sicherstellung eines repräsentativen Gesamtzustandes des Showrooms

• Überwachung der Sauberkeit und Ordnung im gesamten Ausstellungsbereich

• Verantwortung für das Bewirtungsmanagement: Kontrolle, Bestellung und Bevorratung von Getränken und Verbrauchsmaterialien

• Unterstützung Projektleitung / HERO / Lean Control

• Ressourcenplanung übertragen, führen und nachhalten

• Statusüberprüfung und Projekttracking laufender Projekte

• Anlage und Pflege von Kontakten und Projekten im System (HERO)

• Führung und Pflege von Lean Control (operative Umsetzung und Nachverfolgung)

• HERO-Software Key User

• Telefonate und Problemlösung mit Hotline

• Mitarbeiter Anlegen/Pflege/Verwaltung

• Einrichtung und Einweisung des App-Zuganges mit mobilen Endgeräten

• Jahreswechsel-Einstellungen

Bewerbung

Zögere dich nicht zu bewerben. Auch ein kurzes Telefonat kann dir viel Klarheit zu der Stelle bringen. Wir freuen uns, von dir zu hören.