Leitungs- und Teamassistenz für Organisation und Projektunterstützung (w/m/d)

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir dich als Zeitarbeitnehmer:in im Auftrag der DB InfraGO AG für einen Einsatz als Leitungs- und Teamassistenz für Organisation und Projektunterstützung (w/m/d) für den Standort München. Als Zeitarbeitnehmer:in erbringst du deine Arbeitsleistung im genannten Geschäftsfeld, während du dein Arbeitsverhältnis mit uns, der DB Zeitarbeit GmbH, abschließt.

Deine Aufgaben:

• Du organisierst und koordinierst Termine, Meetings, Workshops und Projektgespräche und übernimmst deren strukturierte Vor- und Nachbereitung einschließlich Protokollierung
• Die Erstellung und Aufbereitung von Präsentationen, Tagesmappen, Antwortentwürfen, Standardberichten und weiteren Unterlagen gehört zu deinem Verantwortungsbereich
• Du steuerst das Telefon- und E-Mail-Management, bearbeitest interne und externe Anfragen fristgerecht und unterstützt die Kommunikation mit internen sowie externen Beteiligten
• Pflege und Weiterentwicklung der digitalen Ablage- und Dokumentationsstrukturen, beispielsweise in SharePoint, Doxis und auf Gruppenlaufwerken, und du achtest dabei auf vollständige sowie revisionssichere Unterlagen
• Beim Onboarding neuer Mitarbeitender koordinierst du Zugänge, Berechtigungen, Arbeitsmittel und Arbeitsplatzausstattung und erstellst passgenaue Onboarding-Pläne
• Du planst und koordinierst Veranstaltungen, Geschäftsreisen und Schulungsmaßnahmen, unterstützt bei Reisekostenabrechnungen und behältst relevante Budgets und Ausgaben im Blick

Dein Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsbezogene Berufsausbildung, beispielsweise als Kaufmann für Büromanagement, Industriekaufmann, Verwaltungsfachangestellter oder über eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise bringst du Berufserfahrung als Teamassistenz, Leitungsassistenz, Projektassistenz, Managementassistenz, Office Manager oder im Sekretariat mit
• Du arbeitest selbstständig, strukturiert und zuverlässig und kannst unterschiedliche Termine, Anfragen und organisatorische Aufgaben sicher priorisieren
• Im Umgang mit Microsoft 365, insbesondere Outlook, Word, Excel, PowerPoint und Teams, bist du sicher; Erfahrungen mit SharePoint oder Dokumentenmanagementsystemen sind von Vorteil
• Eine ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit, ein verbindliches Auftreten sowie ein sorgfältiger Umgang mit vertraulichen Informationen zeichnen dich aus
• Du verfügst über verhandlungssichere Deutschkenntnisse in Wort und Schrift und überzeugst durch Teamfähigkeit, Serviceorientierung und eine lösungsorientierte Arbeitsweise

Das ist uns wichtig:

Unser Anspruch ist es, allen Kandidat:innen bei gleicher Eignung die gleichen Chancen für den Einstieg bei uns zu bieten. Wir fördern aktiv die Vielfalt und das Miteinander in unseren Teams. Wir schätzen jede Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter, Dauer der Arbeitslosigkeit sowie sexueller Orientierung und Identität.