Office Manager/in (m/w/d)

Wer wir sind: Wir sind Image Professionals. Als internationales Medienunternehmen vereinen wir eine Vielzahl an Spezial-Bildagenturen zu den Themen Food, Interior Design, Garten, Beauty, Reise sowie Medizin & Wissenschaft unter einem Dach. Zusätzlich bieten wir Firmenkunden professionelle Dienstleistungen rund um das Produkt Bild wie maßgeschneiderte Fotoproduktionen, redaktionelle Services sowie in unserem Geschäftsbereich „Rights Control“ umfangreiche Dienstleistungen zur Wahrung von Urheberrechten. Wir beschäftigen rund 60 Mitarbeitende an unserem Firmensitz in München. Seit 2016 gehört unser Unternehmen zum Hubert Burda Media Konzern.
Zur Verstärkung unseres Teams und als "rechte Hand" unserer COO suchen wir eine/n Office Manager/in (m/w/d) Sie haben Lust auf ein vielseitiges, verantwortungsvolles Aufgabenspektrum im Bereich Personal und Office Management? Sie sind gerne im Büro vor Ort, bestechen durch Ihr Organisationstalent und lieben es, administrative Prozesse zu betreuen? Ihr freundliches, verbindliches Auftreten zeichnet Sie ebenso aus wie Ihre Serviceorientierung und „Hands-On“-Mentalität? Dann kommen Sie als Office Manager/in in unser Team!
Verwaltung, Betreuung und Pflege der Personaldaten und personaladministrativen Prozesse Betreuung des Zeiterfassungssystems, Vertragsablage und Dokumentenmanagement Verwaltung von Direktversicherungen, JobRad-Anträgen, Reisekostenabrechnungen Zusammenstellung der monatlichen Gehaltsabrechnungsdaten für unsere Steuerkanzlei Betreuung des Empfangs, der Büro- und Besprechungsräume inkl. gelegentlicher Gästebewirtung Büroorganisation inkl. Bestellung von Verbrauchsmaterial und Beauftragung von Dienstleistern Kommunikation und Koordination mit der Hausverwaltung und Handwerkern Mitwirkung bei Konzeption und Durchführung von Veranstaltungen und Events Mitwirkung bei Datenschutz, Arbeitsschutz, Compliance und Risikomanagement Überwachung von Fristen und Terminen
Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Bereich Personalwesen, Büromanagement, Sekretariat/Assistenz oder einem vergleichbaren Bereich Idealerweise erste Berufserfahrung im Bereich Personalwesen und/oder Office Management Interesse und Freude an überwiegender Präsenztätigkeit im Büro vor Ort Ausgeprägtes Organisationstalent und strukturierte Arbeitsweise Freundliches, verbindliches Auftreten mit hoher Serviceorientierung und Hands-On-Mentalität Absolute Zuverlässigkeit, Termintreue und Diskretion Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Word und Excel Fließende Deutsch- und idealerweise gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen Umfeld Hohe Eigenverantwortung und viel Raum für neue Ideen Attraktive, leistungsgerechte Vergütung Sympathisches Team mit hervorragendem Betriebsklima Flexible Arbeitszeitgestaltung/Gleitzeit Betriebliche Altersversorgung JobRad-Angebot Weiterbildungsmöglichkeiten Sicherer Arbeitsplatz im Zentrum von München Täglich frisches Bio-Obst und -Gemüse Alle Vorteile eines kleinen Unternehmens innerhalb eines Konzerns