Trainee Operations & Process Excellence Fleet Management (m/w/d) - CARSYNC

Fuhrparkmanagement steckt voller Aufgaben, die Zeit kosten. Wir sorgen dafür, dass sie einfacher werden – und zunehmend automatisch ablaufen.

Über 350 Kunden mit 120.000 Fahrzeugen setzen bereits auf unsere Plattform. CARSYNC verbindet Fahrzeugdaten, Leasingprozesse, Schadenmanagement und Fuhrparkadministration zu durchgängigen digitalen Abläufen. Über unseren Prozess-Designer steuern wir integrierte KI-Agenten, die Aufgaben innerhalb dieser Abläufe übernehmen.

Unser Antrieb: Unternehmen von manueller Routine entlasten, Kosten transparent machen und ihre Fuhrparks wirtschaftlicher steuern. Dafür verbinden wir Software, KI und praktische Erfahrung im Fuhrparkmanagement. Und dafür suchen wir Menschen, die mitdenken, Verantwortung übernehmen und Dinge voranbringen.

Was uns ausmacht – und dich auch?

• Lösungsorientiert: Wir bleiben dran, wenn es schwierig wird. Wir suchen die Ursache, entwickeln Lösungen und setzen sie um.

• Hilfsbereit: Wir unterstützen uns gegenseitig, teilen Verantwortung und bringen Aufgaben gemeinsam ins Ziel.

• Weitsichtig: Wir denken über die unmittelbare Aufgabe hinaus. Bei Entscheidungen berücksichtigen wir die Folgen für Kunden, Partner und unser Unternehmen.

• Wissbegierig: Wir fragen nach, hinterfragen Gewohntes und probieren Neues aus. Was wir lernen, geben wir weiter.

• Eigeninitiativ: Wir erkennen, wo etwas besser laufen kann, und werden aktiv. Wir übernehmen Verantwortung und verfolgen unsere Aufgaben bis zum Ergebnis.

• Begeisternd: Wir bringen Energie und Freude in unsere Arbeit. Mit Einsatz und guten Ergebnissen begeistern wir unser Team und unsere Kunden.

Du erkennst dich darin wieder?

Dann hast du wahrscheinlich schon öfter gedacht: „Das muss doch besser gehen.“ Und etwas daraus gemacht. Zum Beispiel:

• Im Job: Alle kopieren jede Woche Daten von einer Excel-Liste in die nächste. Du findest einen Weg, das zu automatisieren, und setzt ihn um.

• Bei technischen Problemen: Ein Tool macht nicht, was es soll. Du tüftelst, testest und fragst nach, bis du die Ursache verstanden und das Problem gelöst hast.

• Im Team: Jemand hängt an einer Aufgabe fest, deren Lösung du kennst. Du hilfst weiter und teilst dein Wissen so, dass beim nächsten Mal alle davon profitieren.

Aufgaben

Als Trainee Operations & Process Excellence lernst Du die zentralen Prozesse eines modernen Fuhrparkmanagement-Unternehmens kennen und entwickelst Dich zum Experten für Workflow Automation, Operations und Prozessoptimierung.

Viele unserer heutigen Kunden Prozesse wurden für den manuellen Ablauf definiert. Deine Aufgabe ist es, manuelle Prozesse zu identifizieren, sie nach WSJF zu priorisieren und dann mit Hilfe unserer eingebetteten AI-Agenten zu automatisieren.

Dabei arbeitest Du an der Schnittstelle von Fuhrparkmanagement, Digitalisierung, Datenanalyse und Prozessautomatisierung und hilfst aktiv dabei, die Grundlage für das nächste Wachstumskapitel von CARSYNC zu schaffen.

Deine Verantwortungen:

Operative Prozesse

• Bearbeitung von Kunden-, Fahrzeug- und Abrechnungsprozessen im Fuhrpark

• Durchführung von Stammdatenänderungen und Prozesskommunikation

• Nachverfolgung offener Vorgänge und Sicherstellung definierter Service Levels

• Kommunikation mit Kunden, Dienstleistern und Partnern

Daten & Qualität

• Prüfung und Pflege von Fahrzeug- und Stammdaten

• Durchführung von Plausibilitäts- und Qualitätskontrollen

Prozessverbesserung & Automatisierung

• Dokumentation bestehender Fuhrparkprozesse

• Identifikation von Engpässen und Verbesserungspotenzialen

• Mitarbeit an Automatisierungs- und Workflow-Projekten über alle Bereiche hinweg

• Aufbau von skalierbaren Workflows

Deine Erfolge werden so gemessen

SLA-Erfüllung

• Herausragend: 100 %

• Ziel: >95 %

• Min. Ziel: >90 %

Datenqualität

• Herausragend: 0 % Fehlerquote

• Ziel: <1 % Fehlerquote

• Min. Ziel: <1,5 % Fehlerquote

Prozessverbesserungen

• Herausragend: >5 Verbesserungen pro Monat

• Ziel: 5 Verbesserungen pro Monat

• Min. Ziel: 3 Verbesserungen pro Monat

Dein Start:

0–30 Tage

• Kennenlernen unserer Plattformen und Fuhrparkprozesse

• Mitarbeit bei operativen Standardprozessen

• Einarbeitung in das Fuhrparkmanagement

31–60 Tage

• Eigenständige Bearbeitung erster Prozessbereiche

• Durchführung von Qualitätsprüfungen

• Mitarbeit an Optimierungsmaßnahmen

61–90 Tage

• Verantwortung für eigene Themenbereiche

• Analyse von Prozesskennzahlen

• Mitarbeit an Automatisierungs- und Digitalisierungsprojekten

Ziel nach 24 Monaten

Du verstehst die zentralen Fuhrparkprozesse, steuerst operative Abläufe eigenständig, erkennst Optimierungspotenziale und bist bereit für den nächsten Karriereschritt als Spezialist oder Process Excellence Manager.

Qualifikation

Was dich auszeichnet:

• Du arbeitest strukturiert, präzise und zuverlässig und behältst auch bei vielen parallelen Vorgängen den Überblick.

• Du hast Freude daran, Fehlerursachen zu analysieren, Prozesse zu hinterfragen und Verbesserungspotenziale systematisch zu identifizieren.

• Du denkst in Lösungen statt Problemen und übernimmst Verantwortung für Deine Aufgaben bis zur erfolgreichen Umsetzung.

• Du verfügst über eine hohe Eigeninitiative, Lernbereitschaft und Eigenverantwortung und möchtest schnell Verantwortung für eigene Themenbereiche übernehmen.

• Du arbeitest gerne mit unterschiedlichen Fachbereichen zusammen und kommunizierst sicher mit Kunden, Partnern und internen Teams.

• Du möchtest nicht nur Prozesse bearbeiten, sondern aktiv dazu beitragen, diese kontinuierlich zu verbessern, zu standardisieren und zu automatisieren.

• Du hast den Anspruch, jeden Tag etwas dazuzulernen und mit Deinen Ideen einen sichtbaren Beitrag zum Unternehmenserfolg zu leisten.

Dein Profil:

• Du hast idealerweise ein Studium in Wirtschaftsingenieurwesen, Wirtschaftsinformatik, Betriebswirtschaft, Data Science oder einem vergleichbaren Bereich abgeschlossen, alternativ verfügst Du über eine starke analytische oder kaufmännische Ausbildung mit mindestens 3-jähriger Berufserfahrung.

• Du bringst idealerweise erste praktische Erfahrungen durch Praktika, Werkstudententätigkeiten oder Abschlussarbeiten in den Bereichen Fuhrparkmanagement, Operations, Prozessmanagement, Datenanalyse, Digitalisierung oder Automatisierung mit.

• Du bist tool-affin und verfügst über sehr gute Excel- bzw. BI-Skills; Kenntnisse in SQL, Python oder Automatisierungsplattformen wie n8n sowie im Umgang mit Tools wie Claude Code, ChatGPT und Gemini für Analysen, Auswertungen und kleinere Automatisierungen sind von Vorteil.

• Du hast Erfahrung im Umgang mit digitalen Systemen oder bist bereit, Dich schnell in neue Plattformen, Workflows und Prozesse einzuarbeiten und diese sicher anzuwenden.

• Du interessierst Dich für Workflow Automation und digitale Geschäftsmodelle und möchtest aktiv daran mitwirken, operative / manuelle Prozesse im Fuhrpark effizienter und skalierbarer zu gestalten.

Benefits

Du erhältst:

• Eine steile Lernkurve und die Möglichkeit, innerhalb weniger Jahre Verantwortung zu übernehmen, für die man in Konzernen oft deutlich länger benötigt.

• Die Chance, aktiv am Aufbau und der Skalierung einer innovativen Fuhrparkmanagement-Plattform mitzuwirken.

• Direkten Einblick in Fleet Management, Fahrzeugdaten, digitale Workflows und die Automatisierung von Unternehmensprozessen.

• Die Möglichkeit, an Automatisierungs- und Digitalisierungsprojekten mitzuwirken und Prozesse von Grund auf neu zu denken.

• Eine agile Arbeitsumgebung mit schnellen Entscheidungen, flexiblem Arbeiten, echtem Gestaltungsspielraum und einem Team, das auf Performance, Ownership und Zusammenarbeit setzt.

Warum CARSYNC?

• Direkter Beitrag zur Digitalisierung des Fuhrparkmanagements

• Schnelle Verantwortung statt Konzernstrukturen

• Zusammenarbeit mit Experten aus Technologie und Operations

• Einblick in moderne Flottenlösungen und Workflow Automation

• Klare Entwicklungsperspektive zum Operations Specialist oder Process Automation Manager

• Kurze Entscheidungswege

Standorte: München & Alzenau
Unser Tech-Büro in München dient dir als zentrales Basecamp für die Entwicklung intelligenter Workflows. Für die direkte Zusammenarbeit mit unseren Fleet Operations Teams bist du im Rahmen eintägiger Reisen zudem regelmäßig vor Ort in Alzenau.