Operations & HR Services Specialist (m/w/d)

Deine Aufgaben bei uns

Die KLBX Services GmbH erbringt standardisierte operative, administrative, HR- und IT-nahe Services sowohl für Gesellschaften innerhalb unserer Unternehmensgruppe als auch für externe Kunden. Ziel ist es, Fachbereiche effizient zu unterstützen – durch klar definierte Serviceleistungen, strukturierte Abläufe und prozessorientierte Umsetzung.

Für die Erweiterung unseres Teams suchen wir in Vollzeit (40 Wochenstunden) eine strukturierte, systemaffine Persönlichkeit als Operations & HR Services Specialist – mit Fokus auf operative Unterstützung und Backoffice-HR-Services, sowohl intern als auch für unsere externen Kunden.

• Operative & administrative Services

  • Durchführung und Koordination administrativer Services für unsere externen Kunden

  • Operative Unterstützung von Partnern und Teams entlang definierter Serviceprozesse

  • Sicherstellung der Vertretungsfähigkeit innerhalb administrativer Funktionen (z. B. Office & Operations)

  • Pflege von Übersichten, Stammdaten und interner Dokumentation

• HR Services

  • Organisation und Koordination von On- und Offboarding-Prozessen für unsere Kunden

  • Erstellen von Arbeitsverträgen, Zeugnissen und weiteren HR-Dokumenten auf Basis vorgegebener Standards

  • Administrative Unterstützung im Recruiting (z. B. Stellenausschreibungen, Termin- und Prozesskoordination, Durchführen von Erstgesprächen)

  • Vorbereitende Lohnbuchhaltung und Unterstützung in HR-Backoffice-Prozessen

  • Zusammenarbeit mit Kunden über deren vorhandene Softwarelösungen

• IT-nahe Services & Systemadministration

  • Vorbereitung und Durchführung des technischen Onboardings neuer Mitarbeitender

  • Anlage und Verwaltung von Nutzerkonten (z. B. Domain Controller, Microsoft Admin Center)

  • Koordination von Zugriffs- und Berechtigungsstrukturen nach definierten Vorgaben

  • Schnittstellenfunktion zwischen Operations, HR-Services und IT-nahen Prozessen

Was du mitbringst

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

• Hochschulabschluss wünschenswert

• Erfahrung in einer Service-, Assistenz- oder Shared-Service-Umgebung

• Praxiserfahrung in HR-nahen administrativen Tätigkeiten

• IT-Affinität sowie gutes Grundverständnis für systemgestützte Prozesse

• Kenntnisse in der Lohnabrechnung und/oder Finanzbuchhaltung von Vorteil

• Strukturierte, sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise

• Ausgeprägtes Dienstleistungsverständnis, unternehmerisches Denken und Prozessverständnis

Was wir dir bieten

• 100 % Remote-Arbeit im Home-Office mit Arbeitszeiten während der Geschäftszeiten
• Ein kollegiales Team mit klaren Strukturen und kurzen Entscheidungswegen
• Arbeit in einem professionellen, prozessorientierten Umfeld
• Gestaltungsspielraum für deine Ideen und Prozesse
• Möglichkeit zur Übernahme von Personalverantwortung
• Digitale Tools und schlanke Prozesse statt Bürokratie
• Faires Gehaltspaket und individuelle Weiterentwicklungsmöglichkeiten
• 28 Urlaubstage sowie Sonderurlaub an Weihnachten, Silvester und Geburtstag

Unsere Überzeugung

Uns ist Gleichstellung und Chancengleichheit sehr wichtig, daher begrüßen wir alle Bewerbungen von Interessierten, unabhängig von deren kultureller, religiöser und sozialer Herkunft, Geschlecht, Alter, Beeinträchtigung oder sexueller Identität.

Über uns

Die KLBX Services Group fungiert als zentrales Shared Service Center und bündelt administrative Tätigkeiten in den Bereichen Verwaltung, Marketing, Vertrieb und Personalwesen. Als Spitzendienstleister bietet sie maßgeschneiderte Systemlösungen – von der strategischen Planung über operative Unterstützung bis hin zur Digitalisierung von Prozessen. Unter dem Dach der KLBX Gruppe werden Synergien genutzt, um interdisziplinäre Teams effizient zu vernetzen und so ein ganzheitliches, service-orientiertes Leistungsportfolio bereitzustellen.