Executive Assistant (w/m/d)

Warum diese Rolle?

GovRadar ist eine cloudbasierte Software zur automatisierten Erstellung öffentlicher Ausschreibungsunterlagen. Mit unserer KI-gestützten Lösung sparen Behörden bis zu 90% Zeit in der Vergabevorbereitung, damit Investitionen schneller in die Umsetzung kommen.

Deine Mission

Als Executive Assistant unterstützt du unseren CEO bei der Organisation & Priorisierung seines Arbeitsalltags und hältst ihm durch deine proaktive Arbeitsweise konsequent den Rücken frei. Als Teil des CEO Office-Teams hältst du zudem unseren Büro-Betrieb im Herzen Münchens am Laufen, planst unsere regelmäßigen Company-Events und sorgst somit für ein angenehmes und produktives Arbeitsumfeld für das gesamte Unternehmen.
Für diese Herausforderungen brauchen wir dich:

• Kalender- und Reisemanagement des CEO: du koordinierst Termine mit internen und externen Stakeholdern und sorgst für eine vorausschauende und strukturierte Tagesplanung

• Gatekeeping : du agierst als vertrauensvolle und professionelle Schnittstelle zum CEO und bearbeitest, delegierst oder eskalierst eingehende Themen anhand einer eng abgestimmten Priorisierung

• Vor- und Nachbereitung von Meetings: du unterstützt bei der Meeting-Logistik sowie bei der Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Dokumentation

• Verantwortung für einen reibungslosen Office-Betrieb inkl. Materialmanagement, Steuerung externer Dienstleister und professioneller Gästebetreuung

• Planung und Umsetzung unserer Company-Events , von der Ideenfindung bis zur finalen Abrechnung

• Projektunterstützung : bei Bedarf unterstützt du den CEO und Chief of Staff in der Durchführung von Projekten, wie z.B. Management Workshops

Dein Profil

Must have’s

• Einschlägige Erfahrung: du hast mehrjährige Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Executives, idealerweise im Startup-, Tech- oder Beratungsumfeld

• Deutsch auf C2-Niveau in Wort und Schrift, Englisch mindestens B2

• Ausgeprägtes Organisationstalent : du bist in der Lage, mehrere Themen parallel sauber am Laufen zu halten und gehst neue Aufgaben strukturiert an

• Proaktive Arbeitsweise : du wartest nicht auf Anweisungen, sondern erkennst eigenständig, wo deine Unterstützung gebraucht wird und findest pragmatische Lösungen

• Spaß am Arbeiten in einem dynamischen Umfeld: du hast bereits in einem Startup/Scaleup gearbeitet und siehst schnelle Veränderungen und fehlende Strukturen als spannende Herausforderung

• Tech-Affinität : du arbeitest routiniert mit digitalen Tools (Microsoft Office, Slack, Notion) und suchst proaktiv nach Möglichkeiten, wiederkehrende Aufgaben mit AI und Automatisierung zu vereinfachen

• Diskretion und sicheres Auftreten : du gehst vertraulich mit sensiblen Informationen um und kommunizierst mit Stakeholdern auf jeder Ebene souverän

Nice to have’s

• Erfahrung im Office Management, Event Management und/oder bei der Steuerung von externen IT-Dienstleistern

• Berührungspunkte mit dem öffentlichen Sektor oder GovTech-Unternehmen

Was dich erwartet

• Team & Kultur - ein hochmotiviertes, interdisziplinäres Team mit flachen Hierarchien

• Flexibles Arbeiten - Teilzeit für ca. 24h pro Woche (4x6h oder 5x5h), hybrides Modell (3 Tage im Büro direkt am Hauptbahnhof), flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit auf Workation

• Gestaltungsfreiheit & Ownership - ein vielfältiges Aufgabengebiet, in dem du unsere Office-Kultur und Events nach deinen Ideen prägen kannst

• Kontinuierliches Lernen - Weiterentwicklung als Teil deiner individuellen Ziele, unterstützt durch dezidiertes Budget und monatliches Coaching mit deiner Führungskraft

• Gesellschaftlicher Impact - trage aktiv dazu bei, den Staat in Deutschland handlungsfähiger zu machen und das Vertrauen der Menschen in die Demokratie zu stärken