Office & People Operations Manager (m/w/d)

How you will make an impact at Vantis

Vantis baut einen deutschlandweiten Gesundheitsversorger, um die hausärztliche Versorgung auch bei wachsendem Ärztemangel verlässlich zu machen. Mit digitalisierten Prozessen, eigener KI-Technologie und zentralen Services schaffen wir einen modernen Arbeitsplatz, entlasten Praxisteams und schaffen mehr Zeit für Patient:innen. So schaffen wir die Basis für bessere medizinische Ergebnisse und wirtschaftliche Tragfähigkeit.

Als Office & People Operations Specialist (m/w/d) bist du die treibende Kraft hinter einem reibungslosen Büro- und People Operations-Betrieb bei Vantis – von der perfekten Onboarding-Experience bis zur sauberen Dokumentenlogistik. Du hältst die Fäden zusammen, damit sich alle auf das konzentrieren können, was wirklich zählt: bessere Versorgung für unsere Patient:innen.

Responsibilities

• Du bist erste Anlaufstelle für HR-Anfragen im Team – du nimmst Anliegen auf, findest Antworten und sorgst dafür, dass nichts liegen bleibt (unterstützt durch KI-gestützte Workflows für Dokumentenerstellung und Q&A)
• Du koordinierst Onboarding und Offboarding end-to-end: Willkommenspaket, Arbeitsplatz-Setup, Hardware-Versand und -Rückgabe, Übergaben an IT
• Du pflegst unsere People-Software Personio und stellst sicher, dass alle Tasks im Employee Lifecycle reibungslos laufen
• Du übernimmst die Postbearbeitung, Dokumentenablage und unterstützt operativ bei administrativen Prozessen rund um Verträge und Arbeitszeugnisse – unterstützt durch KI-gestützte Workflows
• Du steuerst Bestellungen, Bürobedarf, Vendor-Kommunikation sowie Events, All-Hands und Merch-Versand an unsere Praxen
• Du treibst aktiv die Weiterentwicklung unserer People Operations- und Office-Prozesse – mit Neugier und dem gezielten Einsatz von KI-Tools

What you need to succeed

• Du hast ein Studium oder eine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen und bestenfalls bereits erste Erfahrung in HR-Operations, Office Management oder einem ähnlichen Bereich gesammelt
• Du bist organisiert, verlässlich, hast ein Auge fürs Detail und findest gleichzeitig stets pragmatische Lösungen
• Du übernimmst Verantwortung, treibst Themen eigenständig und fühlst dich in einem dynamischen Umfeld mit viel Gestaltungsspielraum wohl
• Du bist neugierig auf moderne Arbeitsweisen, setzt digitale Tools gezielt ein und hast Lust, KI-gestützte Workflows aktiv mitzuentwickeln
• Du bist ein Teamplayer und springst bei Bedarf auch in angrenzenden Bereichen ein – sei es in der Payroll-Vorbereitung oder bei anderen operativen HR-Themen
• Du sprichst fließend Deutsch

Why Vantis

• Purpose & Impact: Gestalte als Teil eines dynamischen, gut finanzierten Startups die Gesundheitsversorgung von Morgen aktiv mit und helfe so Millionen chronisch kranker Patienten
• Inklusive Teamkultur: Werde Teil des Vantis Teams, wo jeder einen wichtigen Beitrag leistet, transparent und offen kommuniziert wird und kleine sowie große Erfolge zusammen gefeiert werden – sei es beim After-Work oder auf dem Oktoberfest...
• Gesunde Balance: Gestatte dir mit frischen Snacks im Büro, einer ermäßigten Wellpass Mitgliedschaft und flexiblen Homeoffice Möglichkeiten einen ausgewogenen und energiegeladenen Alltag
• Moderne Arbeitsweisen: Erlebe einen Arbeitsalltag geprägt von effizienten Arbeitsweisen und einem teamübergreifenden Verständnis für Ziele und Prioritäten (z.B. durch weekly OKR Meetings)
• Persönliche Weiterentwicklung: In einem schnell wachsenden Start-up hast du beste Weiterentwicklungsmöglichkeiten. Profitiere von einer steilen Lernkurve, Wissensaustausch über Abteilungsgrenzen hinweg und einem personalisiertem Weiterbildungsangebot
• Partizipation am Unternehmenserfolg: Partizipiere durch unser Genussrechteprogram am Erfolg und Wachstum von Vantis

About us

Bei Vantis stehen wir an vorderster Front der medizinischen Innovation. Mit einem starken Fokus auf Technologie und chronischen Krankheiten arbeiten wir daran, die traditionelle Gesundheitsversorgung radikal zu verbessern.

Wie machen wir das? Durch die Kombination digitaler Behandlungswege und einer maßgeschneiderten, patientenzentrierten Versorgung vor Ort.

Wenn du Lust hast, die Zukunft der Medizin mitzugestalten und Teil eines dynamischen und zukunftsorientierten Teams zu werden, bist du bei uns genau richtig!