Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

• 100 % Homeoffice : Arbeite von überall auf der Welt aus – außer in Nord- und Südamerika aufgrund der Zeitverschiebung.
• Arbeitszeit:
• Min. 35 Std pro Woche, mehr möglich
• Täglich ab 8:30 Uhr MESZ pflicht
• Gehalt
• 15€/h Stunde
• Auszahlung immer am 15. für den Vormonat
• Klare Prozesse : Wir haben strukturierte Abläufe, die dir den Einstieg erleichtern.
• Weiterentwicklungsmöglichkeiten :
• Übernimm mit der Zeit mehr Verantwortung, insbesondere im Kundenkontakt.
• Entwickle dich intern weiter – bei uns kannst du wachsen und langfristig dein Gehalt steigern.

Aufgaben

• Recruiting-Unterstützung (50%) :

• Durchführung telefonischer Vorgespräche mit neuen Kandidaten, um deren Eignung für unser Unternehmen zu bewerten.

• Onboarding von neuen Kandidaten

• Prozessmanagement (25%) :

• Optimierung digitaler Workflows mit Tools wie Zapier und CRM-Systemen.

• Pflege und Weiterentwicklung unserer internen Prozesse für maximale Effizienz.

• Kundenkommunikation (15%) :

• Übernahme von Kundenanfragen und regelmäßige Kommunikation mit unseren Geschäftspartnern.

• Unterstützung bei der Erstellung von Sales-Leitfäden und Prozessen für unsere Kunden.

• Unterstützung der Geschäftsleitung (5%) :

• Übernahme administrativer und organisatorischer Aufgaben zur Entlastung der Geschäftsführung.

• Vorbereitung von Berichten, Präsentationen und regelmäßige Analyse von Vertriebskennzahlen.

• Unterstützung bei der Reiseplanung und -organisation.

• Buchhaltungsaufgaben (5%) :

• Eigenständige Bearbeitung von Vorsteueranmeldungen (quartalsweise) und Kommunikation mit dem Lohnsteuerbüro.

• Verwaltung von Personalunterlagen sowie An- und Abmeldung neuer Mitarbeiter.

Qualifikation

• Sprachkenntnisse : Du sprichst und schreibst fehlerfrei Deutsch und durchschnitl. Englisch.
• Technische Affinität : Erfahrung mit Tools wie Zapier, CRM-Systemen (z. B. Close CRM und Instantly wäre ideal) sowie Excel/Google Sheets.
• Idealerweise erste Erfahrung in einer ähnlichen Rolle (z. B. Assistenz der Geschäftsleitung, Office Manager/in oder Prozessmanager/in).
• Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise, auch bei mehreren parallelen Aufgaben.
• Grundlegende Buchhaltungskenntnisse (z. B. Vorsteueranmeldungen) oder die Bereitschaft, sich schnell einzuarbeiten.
• Kommunikationsstärke: Du kannst klar und freundlich mit Kunden, Kandidaten und internen Teams kommunizieren.
• Proaktivität: Du erkennst Verbesserungspotenziale in Prozessen eigenständig und setzt sie um.

Wir sind ein wachsendes Unternehmen in der Personalvermittlung und spezialisiert darauf, Vertriebsmitarbeiter zu rekrutieren, zu schulen und erfolgreich zu vermitteln. Unser Team arbeitet komplett remote, mit klaren Prozessen und einer lockeren Unternehmenskultur, in der Zusammenarbeit auf Augenhöhe großgeschrieben wird. Wir suchen eine zuverlässige und engagierte Assistenz der Geschäftsleitung, die uns dabei unterstützt, unsere Abläufe weiter zu optimieren und unser Wachstum voranzutreiben.