Operative Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Dafür brauchen wir Dich

• Organisation & Struktur : Du unterstützt unsere Geschäftsführung – vorrangig unseren COO, bei Bedarf aber auch CEO und CFO – im operativen Tagesgeschäft. Du übernimmst Verantwortung für eigene Themenbereiche, behältst To-Dos, Termine und Deadlines im Blick und sorgst für klare Prioritäten. Auch Budgetverwaltung & Kostensteuerung zählen zu Deinem Aufgabenbereich. Dabei arbeitest Du strukturiert mit Tools wie Finway und HubSpot – oder eignest Dir diese schnell an.

• Meetings & Kommunikation : Du bereitest Meetings nicht nur vor, sondern bringst Dich aktiv ein, hinterfragst Inhalte kritisch und entwickelst proaktiv Handlungsempfehlungen. Als kommunikative Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Team und externen Partner:innen stellst Du sicher, dass Entscheidungen transparent kommuniziert und zuverlässig nachgehalten werden.

• Projektmanagement & Umsetzung : Du steuerst eigenverantwortlich Teilprojekte – von der Planung über die Umsetzung bis zum Tracking. Mit Deinem Blick fürs große Ganze verknüpfst Du operative Prozesse nahtlos mit unseren strategischen Zielen. Dabei nutzt Du Tools wie MS Office und HubSpot zur Strukturierung und Dokumentation Deiner Arbeit.

• Reports & Entscheidungsgrundlagen : Du analysierst relevante Daten, erstellst Reports und Präsentationen und leitest daraus fundierte Empfehlungen für die Geschäftsführung ab – als Basis für klare, faktenbasierte Entscheidungen.

• Standorteröffnungen & Expansion : Du übernimmst die organisatorische und operative Koordination neuer smartvillage-Standorte – von der Ressourcenplanung über interne Abstimmungen bis zur Steuerung externer Partner:innen. Du denkst strategisch, erkennst Risiken frühzeitig und sorgst dafür, dass jede Eröffnung professionell und termingerecht gelingt. 

Das bringst Du mit

• Berufserfahrung & Background: Du bringst mehrere Jahre Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle mit – z. B. im Projektmanagement, Operations oder in einer erweiterten Assistenzfunktion – idealerweise in der Event-, Hospitality- oder MICE-Branche bzw. in einem dynamischen Wachstumsumfeld. Ein abgeschlossenes Studium oder eine vergleichbare Ausbildung rundet Dein Profil ab.

• Strategisches Denken & operative Stärke: Du bewegst Dich souverän zwischen operativem Tagesgeschäft und strategischem Mitdenken. Du erkennst Chancen und Risiken frühzeitig, entwickelst Lösungen und trägst aktiv zur Zielerreichung bei.

• Projektmanagement & Expansion: Du hast Erfahrung darin, komplexe Projekte zu strukturieren und erfolgreich umzusetzen – ob Prozessoptimierung oder Standorteröffnung. Dein Anspruch: reibungslose Abläufe und nachhaltige Ergebnisse.

• Digitale Kompetenz: Du arbeitest sicher mit gängigen Tools z.B Hubspot, MS Office und Finway und setzt Projektmanagement-Software gezielt ein, um Transparenz und Effizienz zu schaffen.

• Kommunikation & Führungspersönlichkeit: Du kommunizierst klar und empathisch, gewinnst Vertrauen und überzeugst durch Dein souveränes Auftreten – intern wie extern. Du kannst Themen auf Augenhöhe mit Führungskräften diskutieren und Mitarbeitende mitnehmen.

• Hands-on-Mentalität & Proaktivität: Du gehst Dinge eigenständig an, triffst Entscheidungen und packst operativ mit an, wenn es nötig ist. Dein Ziel: Dinge nicht nur begleiten, sondern aktiv gestalten.

• Flexibilität & Reisebereitschaft : Du bist gerne mittendrin statt nur digital dabei – unsere Büros in München (HQ) oder Köln sind Dein Arbeitsmittelpunkt. Hybrides Arbeiten ist möglich, aber keine reine Remote-Option. Für unsere Expansion bringst Du zudem Reisebereitschaft mit und unterstützt unsere smartvillage-Standorte deutschlandweit.

Das bieten wir Dir

• Werte, mit denen wir einen Unterschied machen: Wir machen Versprechen, die wir halten, haben Werte, die wir leben und eine Mission, für eine grünere Zukunft. Erfahre mehr dazu hier .

• Performance trifft auf Wohlfühlklima: Wir setzen auf eine professionelle und dynamische Arbeitsatmosphäre. Wir vertreten die Meinung, dass das nur möglich ist, wenn unsere Mitarbeiter:innen glücklich sind und wir ein unterstützendes Miteinander bieten. Wir möchten, dass Du Dich im smartvillage nicht nur wohl, sondern auch wertgeschätzt fühlst.

• Persönliche Entwicklung & Eigenverantwortung: In unserem teamorientierten Umfeld hast Du viel Raum für Kreativität und Eigeninitiative. Wir bieten Dir eine abwechslungsreiche Tätigkeit, in der Du Verantwortung übernehmen kannst. Durch unser Fortbildungsbudget hast Du zusätzlich die Möglichkeit, Dich persönlich und fachlich weiterzuentwickeln.

• Modernes Office: Bevorzugt in München, alternativ auch in Köln oder Berlin: Dich erwarten moderne Büros mit Dachterrasse und eine Arbeitsumgebung, die dich optimal unterstützt.

• Altersvorsorge & Teamaktivitäten: Du hast die Möglichkeit über unseren Partner DYNO eine betriebliche Altersvorsorge abzuschließen. On top fördern wir unseren Teamgeist durch regelmäßige Teamausflüge und -events.
  
• Stay hydrated & stay fit: Dein Office bietet kostenlose Getränke und mit einem Entspannungsbereich für unsere smarties einen Ort für Erholungen zwischendurch. Wenn Du sportlich aktiv werden willst, bezuschussen wir Dir Deine Urban Sports Club Mitgliedschaft.

Über uns

Unsere Idee? Die Arbeitswelt aufmischen und ihr mit frischem Wind mehr Qualität und Kreativität einhauchen, um DIE Anlaufstelle für unvergessliche Veranstaltungserlebnisse zu sein.
Unsere Vision ist klar: Orte zu schaffen, die sich nicht nur wie "Zuhause" anfühlen, sondern auch echte Begegnungen kreieren.
Und dabei träumen wir groß: Nach zwei Standorten in München sind inzwischen auch Köln und Berlin Teil der smartvillage-Welt – und die Reise ist noch lange nicht zu Ende!
Willst Du Teil dieser Reise werden? Dann bewirb Dich jetzt auf offene Positionen oder schick uns gern Deine Initiativbewerbung!