Assistenz (m/w/d)

CENIS ist seit über 40 Jahren ein erfahrener Partner für hochwertige Personaldienstleistungen und individuelle Karrierewege.
Wir unterstützen Fach- und Führungskräfte dabei, den Job zu finden, der wirklich zu ihnen passt, mit fairen Konditionen und einem Mehrwert für alle beteiligten Parteien.

Dank unseres starken Netzwerks vermitteln wir insbesondere qualifizierte Positionen im Engineering, in der IT sowie im kaufmännischen Umfeld ndash; insbesondere in Branchen wie Luft- und Raumfahrt (Aviation), Maschinenbau, Automotive, Chemie, Medizin- und Energietechnik sowie der öffentlichen Verwaltung. Gemeinsam mit Ihnen gestalten wir Ihren nächsten Karriereschritt.

Das bieten wir:

• Wir suchen Ihren Job nach Ihren Vorstellungen
• Attraktives Arbeitsumfeld mit guten Übernahmechancen
• Betriebliche Altersvorsorge
• Festanstellung bei CENIS gemäß GVP/DGB-Tarifvertrag
• Übertarifliche Vergütung und Zulagen ab dem ersten Tag sowie tarifliche Jahressonderzahlungen
• Bis zu 30 Tage Jahresurlaub
• Flexible Arbeitszeitgestaltung, Führung Ihres Gleitzeitkontos, bezahlte Überstunden bzw. Freizeitausgleich
• Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge
• Beteiligung an den Fahrtkosten im Bereich des ÖPNV
• Nach Möglichkeit Arbeiten aus dem Homeoffice
• Individuelle Betreuung durch Ihre/n persönliche/n CENIS AnsprechpartnerIn
• MitarbeiterInnen-werben-MitarbeiterInnen-Prämie in Höhe von bis zu 1.500 Euro

Starten Sie mit uns durch und übernehmen Sie gerne Verantwortung in der unten beschriebenen Position.

Wir freuen uns auf Ihre aussagekräftige Bewerbung mit Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung sowie dem frühestmöglichen Eintrittstermin.

Zur Unterstützung unseres Assistenzteams suchen wir eine engagierte und organisationsstarke Persönlichkeit für die Assistenz.
Ihre Aufgaben
Kalender-, Organisations- und Koordinationsmanagement

• Organisation und Koordination der Kalender und Postfächer der Führungskräfte
• Vorbereitung, Abstimmung und Priorisierung von Terminen unter Berücksichtigung internationaler Zeitzonen
• Identifikation und Lösung von Terminkollisionen sowie selbstständige Bearbeitung eingehender Anfragen
• Enge Abstimmung mit internen und externen Stakeholdern auf allen Ebenen

Organisation von Meetings, Sitzungen und Workshops

• Planung und Koordination von Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen
• Buchung von Besprechungsräumen, Technik und Catering (intern und extern)
• Versand von Terminanfragen und relevanten Informationen
• Abstimmung, Erstellung und Versand von Agenden und Unterlagen gemeinsam mit den Executive Assistants

Reiseorganisation und internationale Anforderungen

• Planung und Organisation nationaler und internationaler Dienstreisen
• Buchung von Flügen, Hotels, Bahnreisen, Mietwagen und Parkmöglichkeiten
• Organisation von Visa sowie Erstellung von Entsendungsschreiben

Standort- und Eventkoordination

• Ansprechpartner (m/w/d) für die Koordination von Standortbesuchen
• Organisation und Abstimmung von Besuchen, Veranstaltungen und Meetings
• Recherche und Auswahl von Hotels, Referenten, Trainern und weiteren Dienstleistern

Bestellwesen, Rechnungen und Assetmanagement

• Verwaltung des Bestellwesens für die Abteilung (z. B. Visitenkarten, Headsets, Tastaturen)
• Prüfung und Freigabe von Rechnungen für interne und externe Dienstleistungen
• Verwaltung und Dokumentation von Unternehmens-Assets (Laptops, Mobiltelefone etc.)
• Unterstützung im Fahrzeugmanagement, einschließlich Koordination von Pool- und Firmenfahrzeugen, Werkstatt- und Serviceterminen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz- oder Sekretariatsbereich, idealerweise auf Geschäftsführungsebene
• Ausgeprägtes Organisationstalent, hohe Eigeninitiative und strukturierte Arbeitsweise
• Schnelle Auffassungsgabe sowie sicheres Prioritätenmanagement
• Professioneller Umgang mit vertraulichen Informationen und internationalen Stakeholdern
• Sicherer Umgang mit MS Office (Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Service- und Teamorientierung sowie hohe Flexibilität

Rahmenbedingungen

• Präsenz im Büro an ca. 4 Tagen pro Woche
• 1 Tag Homeoffice pro Woche nach Absprache und abhängig von den betrieblichen Erfordernissen

Bei uns zählt die Qualifikation, unabhängig von Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung/Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Wir freuen uns auf Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen.
Sie haben Fragen zu einer Tätigkeit als Person mit einer Behinderung? Bewerben Sie sich gezielt mit einem entsprechenden Hinweis an uns und erhalten spezielle Vorteile sowie Zusatzleistungen, wir informieren Sie gerne.

Assistenz (m/w/d)