Empfangsmitarbeiter:in

Empfangsmitarbeiterin (w/m/d) / Front Office

Service, Souveränität und Überblick am Empfang einer etablierten Notarkanzlei

München / Vollzeit / vor Ort

BACKGROUND

In dieser etablierten Notarkanzlei in der Münchner Innenstadt erwarten Dich moderne, repräsentative Kanzleiräume und eine vielseitige Mandantschaft – von Start-ups über internationale Gäste bis hin zu langjährigen KlientInnen.

Der Empfang ist die zentrale Anlaufstelle und prägt maßgeblich den ersten Eindruck nach außen. In dieser Rolle führst Du den Empfangsbereich auf dem Niveau einer professionellen Hotelrezeption und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Front Office.

Team von rund 20 KollegInnen am Standort

Gehaltsrahmen ca. €60.000 bis €65.000 p. a. je nach Hintergrund und Erfahrung

Zentrale Innenstadtlage

BENEFITS

• Unbefristete, sehr sichere und langfristig angelegte Anstellung in einem etablierten Notariat
• Attraktives Gehaltspaket von ca. 60.000 – 65.000 EUR p.a. bei 13 Monatsgehältern
• Geregelte Arbeitszeiten (Mo – Do ganztags, Fr bis 13:00 Uhr)
• 30 Urlaubstage pro Jahr sowie zusätzlich frei am 24.12., 31.12. und am Faschingsdienstag (kein Urlaub im Dezember)
• Moderner, ansprechender Arbeitsplatz im Luitpoldblock in zentraler Lage (U4/U5, Nähe Marienplatz)
• Kollegiales, persönlich geprägtes Miteinander mit gemeinsamen Aktivitäten (Betriebswiesn, Ausflüge, Abendveranstaltung zu Jahresbeginn)
• Obst, Kaffee, Getränke sowie ein Sozialraum für Pausen
• Strukturierte Einarbeitung in notarielle Abläufe, Prozesse und die eingesetzten IT-Systeme

DEINE AUFGABEN

• Persönliche, professionelle Begrüßung und Verabschiedung aller MandantInnen und BesucherInnen
• Sicherstellung eines stets wertschätzenden, souveränen und freundlichen Ersteindrucks der Kanzlei
• Kontinuierlicher Überblick über den Besucherverkehr: Wer kommt, wer geht, wer wartet seit wann?
• Steuerung und Weiterleitung von Anrufen über die Telefonzentrale (in geringem Umfang, unterstützt durch eine Telefon-KI)
• Zentrale Schnittstellenfunktion für die Weiterleitung von Personen, Anliegen und Informationen innerhalb des Notariats
• Bearbeitung des allgemeinen E-Mail-Postfachs und Weiterleitung an die jeweils zuständigen AnsprechpartnerInnen
• Organisation und Pflege des Empfangsbereichs auf dem Niveau einer professionellen Hotelrezeption
• Vorbereitung und Betreuung der Getränkeversorgung für MandantInnen und Besprechungen
• Bestellung und Verwaltung von Getränken, Verbrauchsmaterial und Büromaterial
• Mitverantwortung für einen reibungslosen Büroablauf am Empfang inklusive kleinerer organisatorischer Aufgaben
• Administrative Unterstützung des Teams sowie schrittweise Einarbeitung in notarielle Abläufe und interne Prozesse
• Nutzung der Microsoft-Umgebung und der Notarsoftware sowie Kommunikation mit Gerichten und Behörden über spezialisierte Tools

DEINE STÄRKEN UND ERFAHRUNGEN

• Ausgeprägte Dienstleistungs- und Serviceorientierung als zentrales Kriterium
• Berufserfahrung am Empfang bzw. im Front Office (z.B. Kanzlei, Beratung, Dienstleistungsunternehmen, Agentur) oder in der Hotellerie – idealerweise an der Rezeption – bzw. im gehobenen Kundenservice
• Sicherer Umgang mit MS Office und ein gutes Maß an IT- und Systemaffinität
• Bereitschaft, sich in Notarsoftware und spezialisierte Kommunikations-Tools für Gerichte und Behörden einzuarbeiten
• Deutsch auf muttersprachlichem bzw. sehr sicherem Niveau in Wort und Schrift
• Englisch konversationssicher zur Betreuung internationaler MandantInnen
• Echte Freude am Umgang mit Menschen und ein hohes Maß an Empathie und Geduld im Kontakt mit sehr unterschiedlichen Persönlichkeiten
• Absolut freundliches, professionelles und souveränes Auftreten sowie eine gepflegte, repräsentative Erscheinung
• Klarer, wertschätzender Kommunikationsstil und Bewusstsein für die Rolle als „Gesicht“ des Notariats
• Multitasking-Fähigkeit und Belastbarkeit, insbesondere in Stoßzeiten, bei gleichzeitig sehr gutem Überblick über parallele Anforderungen
• Hohe Resilienz und Souveränität in stressigen Situationen
• Lernbereitschaft für die Besonderheiten einer Notarkanzlei und Freude daran, sich fachlich einzuarbeiten
• Hohe Verlässlichkeit, Pünktlichkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Wunsch nach einer langfristigen, stabilen Rolle am Empfang (keine reine Durchgangs- oder Sprungposition)
• Bereitschaft zur Arbeit in Vollzeit und zu 100 % Präsenz vor Ort in der Kanzlei; idealer Start zum 01.01.2027, ein früherer Einstieg ist willkommen

GUT ZU WISSEN

Dich erwartet ein persönlich geprägtes, kollegiales Umfeld in einer etablierten Münchner Kanzlei mit rund 20 Mitarbeitenden und zwei NotarInnen .

Der Empfang nimmt dabei eine zentrale Stellung ein und wird von den NotarInnen und dem Team als wichtiger Beitrag zur Mandantenzufriedenheit und zum professionellen Auftritt des Hauses verstanden.

Eine sorgfältige Einarbeitung in die notarielle Praxis, die internen Abläufe und die IT-Systeme ist gewährleistet, sodass Du Schritt für Schritt in Deine Rolle hineinwachsen kannst. Die Arbeitszeiten sind klar strukturiert, regelmäßige Überstunden sind nicht vorgesehen – im Dezember ist aufgrund des hohen Aufkommens kein Urlaub möglich, was im Team transparent gelebt und gut organisiert wird.

Das Miteinander ist wertschätzend und persönlich, gemeinsame Aktivitäten wie Betriebswiesn, Ausflüge und eine jährliche Abendveranstaltung stärken den Zusammenhalt. Die Position ist ausdrücklich langfristig angelegt und bietet Dir die Möglichkeit, Deinen Empfangsbereich dauerhaft professionell zu prägen.