Teamassistenz / Assistenz der Geschäftsführung im Bauwesen

Das Unternehmen

Mein Mandant ist ein etabliertes, mittelständisches Bauunternehmen mit Sitz in München. Seit vielen Jahren realisieren und betreuen sie vielfältige Wohn- und Gewerbeprojekte im eigenen Bestand sowie für Partner. Der Schwerpunkt liegt hierbei auf der Projektplanung. Mit rund 20 Mitarbeitenden steht dieses Unternehmen für solide Arbeit, klare Zuständigkeiten und verlässliche Abläufe. Die Unternehmensstruktur ist klassisch mittelständisch geprägt: Entscheidungen sind nachvollziehbar, Prozesse geregelt, Verantwortlichkeiten eindeutig. Das sorgt für Stabilität und ein Arbeitsumfeld, in dem man sich aufeinander verlassen kann.

Zur Unterstützung der Projektteams und der Geschäftsführung suche ich eine erfahrene, belastbare Assistenz mit kaufmännischem Verständnis.

Wenn Sie eine bodenständige Assistenzrolle suchen, in der Genauigkeit, Durchhaltevermögen und Verlässlichkeit zählen, freue ich mich auf Ihre Bewerbung.

Aufgaben

• Zahlungsmanagement & Rechnungswesen: Vorbereitung und Durchführung von Zahlungsläufen, Prüfung von Rechnungen und Freigaben, Erstellung von Rechnungen sowie Nachhalten offener Posten und Mahnwesen
• Vertrags- und Dokumentenmanagement: Erstellung von Miet- und Kaufverträgen auf Basis vorhandener Vorlagen, Pflege von Vertragsunterlagen sowie strukturierte Ablage von Belegen und zahlungsrelevanten Dokumenten
• Übersichten & Zuarbeit: Pflege von Listen zu Zahlungseingängen, Kautionen und Vertragsständen sowie Vorbereitung von Unterlagen für Projektleitung und Geschäftsführung
• Administrative Unterstützung: Organisation von Terminen, Vorbereitung von Besprechungen und allgemeine Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft
• Schnittstellenkoordination: Abstimmung mit Bauleitung, Projektleitung und Verwaltung, um fehlende Unterlagen oder abrechnungsrelevante Informationen konsequent einzuholen

Der Schwerpunkt liegt auf zuverlässiger Sachbearbeitung, klarer Kommunikation und konsequentem Nachhalten – nicht auf strategischem Controlling.

Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung
• Mehrjährige Erfahrung im Assistenz-, Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich, idealerweise im Bau- oder Immobilienumfeld
• Sicherheit im Umgang mit Rechnungen, Zahlungsläufen und Mahnwesen
• Gute MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel, sowie eine strukturierte Arbeitsweise
• Belastbare, durchsetzungsfähige Persönlichkeit mit „dickem Fell“, die auch bei Diskussionen rund um Geld ruhig und sachlich bleibt
• Diskretion, Genauigkeit und Verlässlichkeit sind für Sie selbstverständlich. Sie arbeiten selbstständig, behalten Fristen im Blick und sprechen Themen klar an, wenn etwas fehlt

Vorteile

• Eine stabile Position in einem etablierten Münchner Bau- und Immobilienumfeld mit klaren Prozessen und kurzen Entscheidungswegen
• Eine verantwortungsvolle Rolle mit sichtbarem Impact auf Liquidität, Abrechnung und Projektsteuerung
• Ein strukturiertes Onboarding, feste Ansprechpartner:innen und kontinuierliche Weiterentwicklung im kaufmännischen Bereich
• Attraktives Vergütungspaket mit langfristiger Perspektive und leistungsbezogenen Komponenten
• Geregelte Arbeitszeiten, verlässliche Planung und ein professionelles, kollegiales Team
• Moderne Arbeitsmittel, digitale Ablage- und Zahlungsprozesse sowie ein zentraler Arbeitsplatz in München