Verwaltungsfachkraft (w/m/d)

HILF e.V. sucht
zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine
Verwaltungsfachkraft (w/m/d)
in Teilzeit (24 Wochenstunden) in München

Helfen und integrieren, um Leben zu fördern: Das ist HILF.

HILF e.V. engagiert sich seit fast 40 Jahren als gemeinnütziger Verein durch die Begleitung und Unterstützung von Kindern und Jugendlichen mit Behinderung oder Autismus im Schulalltag in München und Fürstenfeldbruck.

Die Schulbegleitung strebt den Ausgleich behinderungsbedingter Nachteile von Kindern und Jugendlichen an und ermöglicht die Integration im Sinne der Inklusion in die Gemeinschaft.

Für unsere Verwaltung suchen wir ab sofort eine engagierte Persönlichkeit, die unser Team tatkräftig verstärkt!

Ihre Aufgaben

• Sie übernehmen verantwortungsvoll allgemeine Verwaltungsaufgaben, wie die Prüfung von Stundenzetteln, die Bearbeitung von Rechnungen sowie die Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen. Dabei arbeiten Sie eng mit unserer Finanzbuchhaltung zusammen.
• Sie fertigen relevante Dokumente für unsere Personalverwaltung an und unterstützen bei der Erstellung von Arbeitsverträgen und Vertragsanpassungen.
• Sie koordinieren unsere Schulbegleiter und Schulbegleiterinnen und organisieren Vertretungen bei Ausfällen.
• Sie übernehmen Einkäufe und Bestellungen, führen unsere Bürokasse und buchen Einnahmen und Ausgaben für einen reibungslosen Monatsabschluss.
• Sie sind die erste Ansprechperson zu Gehaltsfragen sowie weiteren personalrelevanten Themen.
• Sie stehen in regelmäßigem Austausch mit Partnereinrichtungen und -diensten sowie Ämtern und Schulen, um die bestmögliche Unterstützung für unsere Klienten und Klientinnen zu gewährleisten.

Ihr Profil

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation und verfügen über mehrjährige Berufserfahrung im Verwaltungsbereich – idealerweise in einer sozialen Einrichtung. Die gängigen Microsoft-Office-Anwendungen sind für Sie Routine. Berufsrückkehrer und -rückkehrerinnen heißen wir ausdrücklich willkommen!
• Sie arbeiten selbstständig, sorgfältig und gewissenhaft und werden für Ihre Genauigkeit und Ihr Auge fürs Detail sehr geschätzt.
• Sie haben eine schnelle Auffassungsgabe und zeichnen sich durch Ihre Eigeninitiative sowie Ihre mitdenkende und proaktive Arbeitsweise aus.
• Sie sind flexibel, anpassungsfähig und bereit, auch Aufgaben zu übernehmen, die nicht auf der Tagesordnung stehen. Gleichzeitig mögen Sie wiederkehrende Aufgaben und schätzen den Mix aus Abwechslung und Routine.
• Sie sind eine aufgeschlossene, hilfsbereite und einfühlsame Persönlichkeit, bei der sich sowohl unsere Mitarbeitenden als auch Externe gut aufgehoben fühlen. Bei Angelegenheiten außerhalb Ihres Aufgabenbereichs können Sie sich klar abgrenzen und verweisen stets freundlich auf die verantwortlichen Personen.

Unser Angebot

• Eine sinnstiftende Tätigkeit mit viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum.
• Ein wertschätzendes Arbeitsumfeld mit einer kollegialen Organisationskultur.
• Kurze Entscheidungswege, da Entscheidungen direkt mit der Geschäftsführung und ihrer Stellvertretung getroffen werden. Dies ermöglicht effizientes Arbeiten und schnelle Lösungen.
• Eine Vier-Tage-Woche mit freiem Mittwoch und festgelegten Arbeitszeiten von 7:30 Uhr bis 13:30 Uhr.
• Ein unbefristeter Arbeitsvertrag und eine angemessene Vergütung, orientiert am TVöD.
• Ein fester Arbeitsplatz in unserem modern eingerichteten Büro in Germering.
• Zusätzliche Benefits wie eine Großraumzulage, einen Fahrtkostenzuschuss und Fortbildungsmöglichkeiten.
• Und zu guter Letzt: Eine umfassende und strukturierte Einarbeitung.

Hand aufs Herz: Das klingt nach Ihrer Stelle? Dann warten Sie nicht länger und bewerben Sie sich!

Bitte senden Sie Ihre Bewerbungsunterlagen (Motivationsschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung und Ihres möglichen Starttermins bis 6. August 2025 per E-Mail an HILF e.V., z. Hd. Andrea Szabo unter [email protected] (gerne alles in einem PDF-Dokument).

Bei Rückfragen melden Sie sich gerne bei Andrea Szabo per E-Mail unter [email protected] oder telefonisch unter 089 8412615.