Erste Vorzimmerkraft (m/w/d)

Das Bayerische Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration (StMI) ist eine oberste Landesbehörde des Freistaates Bayern mit Sitz im Herzen Münchens. In unserem Geschäftsbereich arbeiten bei Polizei und verschiedenen Fachbehörden insgesamt knapp 57.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Wohle der Menschen in Bayern. In unserem Haus werden wichtige Leitentscheidungen für die Bürgerinnen und Bürger des Freistaats Bayern getroffen. Wir sind insbesondere verantwortlich für den Schutz und die Sicherheit im Freistaat, kümmern uns um die Demokratie und den Rechtsstaat, sorgen für eine gelingende Integration und fördern den Sport. Unser Anspruch und Selbstverständnis sind, den Bürgerinnen und Bürgern eine moderne und leistungsstarke Verwaltung zu bieten.

• Terminkoordination und –überwachung des Herrn Staatssekretär sowie Führung des Kalenders im Staatssekretärbüro
• Entgegennahme und Vermittlung von Telefonaten für und von Herrn Staatssekretär sowie Einrichten von Telefon- und Videokonferenzen
• Besucherbetreuung und Zusammenstellen der Termin- und Besprechungsunterlagen,
• Erledigen der täglich anfallenden Schreibarbeiten, Dienstreisebuchungen etc.
• Vertreten und gegenseitige Unterstützung der weiteren Vorzimmerkräfte und gemeinsam mit diesen die Abdeckung der erforderlichen Präsenzzeiten im Vorzimmer von Montag bis Freitag,
• Sichten und Zuordnen der eingehenden v.a. elektronischen Post

• Überdurchschnittlich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder Tarifbeschäftigter (m/w/d) mit erfolgreich abgeschlossenem Beschäftigtenlehrgang I oder
• Überdurchschnittlich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, bevorzugt in den Bereichen Bürokommunikation bzw. Büromanagement, Rechtsanwalts- bzw. Notarfachdienst oder alternativ
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich mit durchgängig guten Arbeitszeugnissen, wünschenswert im öffentlichen Dienst
• Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbaren Positionen in der Privatwirtschaft oder im öffentlichen Dienst erleichtern einen Einstieg in den Aufgabenbereich erheblich
• Sichere Anwendung des gesamten MS-Office-Pakets, gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen, fundierte Schreibfertigkeiten und Rechtschreibkenntnisse
• Ausgeprägtes Interesse am politischen Tagesgeschehen und die Bereitschaft sich in die Themen des Staatssekretärs einzuarbeiten.
• Gewissenhafte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick
• Kontaktbereitschaft, gute Umgangsformen, gewandtes Auftreten, ausgeprägte Vertrauenswürdigkeit
• Überdurchschnittliche Kommunikations- und Teamfähigkeit, dem Tätigkeitsbereich entsprechende Belastbarkeit und zeitliche Flexibilität