Mitarbeiter*in Office Management & Empfang

Ihre Hauptaufgaben:

• Erste Anlaufstelle für Gäste, Kund*innen und Kolleg*innen sein – freundlich, aufmerksam und verbindlich
• Den Empfangsbereich eigenverantwortlich organisieren und administrativ betreuen
• Bestehende Strukturen und Prozesse im Empfangs- und Verwaltungsbereich analysieren, mit frischen Ideen beleben und im Arbeitsalltag kontinuierlich optimieren
• Besprechungsräume für Meetings und interne Veranstaltungen (z. B. Vorträge, Seminare) koordinieren und vorbereiten
• Postbearbeitung und Verwaltungsbestellungen (z. B. Büromaterial, Barkasse, etc.) zuverlässig und eigenständig abwickeln
• Die Telefonzentrale professionell mitbetreuen – inklusive Entgegennahme und Weiterleitung von Anrufen in Deutsch und Englisch
• Reisebuchungen für Management und Mitarbeitende durchführen
• Das Vorstandsbüro bei administrativen Aufgaben unterstützen, z.B. Verwaltung der Mobilfunkverträge, Organisation von Firmenevents

Sie haben…

• die Gelassenheit und Ruhe, auch in stressigen Situationen einen kühlen Kopf zu bewahren und können verschiedene Aufgaben gleichzeitig „jonglieren“
• eine leidenschaftlich ausgeprägte Service- und Kundenorientierung, verbunden mit einem freundlichen, offenen Wesen; Erfahrungen aus der Hotellerie oder Gastronomie sind von großem Vorteil
• ein gepflegtes, freundliches und höfliches Auftreten
• eine abgeschlossene kaufmännische oder vergleichbare Ausbildung
• eine proaktive, strukturierte Arbeitsweise und Sie können gute und sinnvolle Prioritäten setzen
• Freude an einem vielseitigen Aufgabenbereich und Spaß daran, diesen selbstständig zu organisieren
• fließende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie gute Englischkenntnisse
• gute Kenntnisse in Microsoft Office (Word, Excel, Outlook)

Wir bieten...

• eine lebendige Gemeinschaft mit Austausch auf Augenhöhe, gemeinsamem Lachen, unter anderem beim Tischtennis, Billard oder einfach bei einem Espresso – Siebträger ;) – in unserem „Kulinarium“ und epischen Unternehmungen (Sommerfest, Betriebsausflug, Lunch-Lotterie, Weihnachtsfeier)
• eine authentische Duz-Kultur und kurze Entscheidungswege
• eine individuelle Einarbeitung neuer TOPTICAner*innen begleitet durch eine*n persönliche*n Patin/Paten
• maßgeschneiderte Weiterbildung – vielfältige Lernmöglichkeiten für jeden Bedarf
• Unterstützung in allen Lebenslagen: Employee Assistance Program für Mitarbeitende und Angehörige
• Energie für Zwischendurch in Form kostenfreier Softgetränke, Kaffee/Tee, frischem Obst und Eis
• großzügige Urlaubstage: 30 + zusätzlich besondere Feiertage (z.B. Heiligabend, Silvester)
• finanzielle Extras wie Weihnachtsgeld, Mitarbeiterbonus, betriebliche Altersvorsorge
• stolze Auszeichnungen als „Bayern's Best 50“ und „Fahrradfreundlicher Arbeitgeber“