Projektassistenz / Sachbearbeitung Projekt PULSE (m/w/d)

Die Ludwig-Maximilians-Universität München ist eine der führenden Universitäten in Europa mit einer über 500-jährigen Tradition. Sie steht für anspruchsvolle akademische Ausbildung und herausragende Forschung.

Einrichtung Medizinische Fakultät - Dekanat / IBE Institut für Medizinische Informationsverarbeitung Biometrie und Epidemiologie Vergütung TV-L E9a Umfang Teilzeit (25%) Besetzungsdatum Zum nächstmöglichen Zeitpunkt (befristet bis 31.12.2029)

Das sind wir:

Die Medizinische Fakultät der LMU gehört zu den forschungsstarken Standorten der Universitätsmedizin in Europa. Seit 2023 bündelt ein International Board die strategische Internationalisierung von Fakultät und Klinikum; das PULSE-Projekt ist an diesem internationalen Single Point of Contact angebunden.

PULSE - Public Health & Epidemiology Upskilling and Leadership: Selection, Support & Employability ist ein DAAD-Projekt im Programm Academic Horizons - Attracting Global Minds. Es gewinnt und begleitet internationale Spitzentalente in Public Health, Epidemiologie und Promotion mit besonderem Fokus auf KI und Data Science - von Recruiting und Pre-Arrival über Onboarding bis zum Career Pathway in Deutschland.

Wir suchen Sie:

Projektassistenz / Sachbearbeitung Projekt PULSE (m/w/d)

am Standort München

Das sind Ihre Aufgaben:

• Sie unterstützen und koordinieren die individuelle Betreuung der PULSE-Talente entlang des Recruiting-, Onboarding- und Career Pathways - von Pre-Arrival-Terminen und Unterkunft über Anreise, Visa, Wohnungssuche und Einschreibung bis zur Organisation der Deutschkurse.
• Ausgabenprüfungen für Reisekosten-, Gasteinladungs-, Mentoring- und Veranstaltungsbudgets
• Sie verantworten Berichtswesen, Dokumentation, Nachweisführung und weitere projektbezogene Administration.
• Sie organisieren projektbezogene Veranstaltungen und operative Logistik, z. B. Welcome-Dinner, Boot-Camp, Refresher-Workshops, Datathons und Karriere-Netzwerk-Veranstaltungen inklusive Raum-, Catering- und Teilnehmendenkoordination.
• Sie pflegen Projektdaten und unterstützen die Nutzung der Projektmanagement-Software im laufenden Projektbetrieb.

Das sind Sie:

• Sie verfügen über eine abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungs-, kaufmännischen oder vergleichbaren Bereich oder über eine gleichwertige Qualifikation.
• Sie bringen Erfahrung in Projektassistenz, Administration, Finanz- oder Veranstaltungsorganisation mit; Erfahrung im Hochschul- oder internationalen Kontext ist von Vorteil.
• Sie arbeiten sicher mit Office-Anwendungen und sind bereit, sich in eine Projektmanagement-Software einzuarbeiten.
• Sie kommunizieren sehr gut auf Deutsch und Englisch und haben Freude an der Betreuung internationaler Studierender und Promovierender.
• Sie arbeiten serviceorientiert, strukturiert, zuverlässig und behalten auch bei parallel laufenden Prozessen den Überblick.

Das ist unser Angebot:

• Eine bis 31.12.2029 befristete Teilzeitstelle im Umfang von 25 % / 0,25 VZÄ, baldmöglichst zu besetzen
• Vergütung nach TV-L, Entgeltgruppe E9a , mit den üblichen Leistungen des öffentlichen Dienstes, z. B. Jahressonderzahlung, betrieblicher Altersvorsorge und vermögenswirksamen Leistungen
• Ein vielseitiger Arbeitsplatz im International Board Coordination Office des Dekanats der Medizinischen Fakultät am Standort München Innenstadt und am IBE am Standort München Großhadern
• Flexible Arbeitszeiten und, soweit dienstlich möglich, mobiles Arbeiten nach Absprache
• Einblicke in ein internationales DAAD-Leuchtturmprojekt an der Schnittstelle von Gesundheitswissenschaften, KI/Data Science, Recruiting, Onboarding und Career Services sowie Zugang zu Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten der LMU

Schwerbehinderte Personen werden bei im Wesentlichen gleicher Qualifikation bevorzugt.

Kontakt:

Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung bis zum 21.08.2026 über unser Bewerbungsportal ein.

Für Rückfragen steht Ihnen Wencke Vonderhagen, Koordination Internationale Akademische Netzwerke, Dekanat der Medizinischen Fakultät, gerne zur Verfügung: < [email protected] > .

Wo Wissenschaft alles ist.

An der LMU arbeiten Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler auf höchstem Niveau an den Zukunftsfragen um Mensch, Gesellschaft, Kultur, Umwelt und Technologie, unterstützt durch kompetente Beschäftigte in Verwaltung, IT und Technik. Werden Sie Teil der LMU München!

Im Rahmen Ihrer Bewerbung auf eine Stelle an der LMU übermitteln Sie personenbezogene Daten. Beachten Sie bitte hierzu die Datenschutzerklärung der LMU für den Internetauftritt. Durch die Übermittlung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzinformationen zur Kenntnis genommen haben und mit der Datenverarbeitung im Rahmen des Auswahlverfahrens einverstanden sind.

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