Leitung Office & Operations / Teamkoordination (m/w/d)

Unser Kunde MATTERS & FACTS GmbH ist ein spezialisiertes Unternehmen für Medienbeobachtung, Datenrecherche und Wettbewerbsanalyse mit Sitz in München.

Über die Position

Damit Medienauswertung im dynamischen Nachrichtenumfeld zuverlässig funktioniert, braucht es jemanden, der den Überblick behält, Abläufe zusammenführt und für das Team ansprechbar ist. Als Leitung Office & Operations / Teamkoordination (m/w/d) sorgen Sie dafür, dass der operative Alltag unseres Media-Monitoring-Unternehmens reibungslos läuft.

Wir sind ein kleines, profitables und wachsendes Unternehmen. Mit unserer Entwicklung werden sich auch Umfang und Schwerpunkte dieser vielseitigen Position verändern. Bei erfolgreicher Zusammenarbeit und entsprechendem Bedarf besteht die Option, die Laufzeit zu verlängern und die Arbeitszeit auszuweiten.

Ihre Aufgaben

• Operative Abläufe : Sie strukturieren und begleiten den täglichen Betrieb, behalten Aufgaben, Zuständigkeiten und Fristen im Blick und sorgen für klare Übergaben und verlässliche Abläufe.

• Team und Einsatzplanung : Sie koordinieren Verfügbarkeiten, Vertretungen und Arbeitsabläufe und tragen dazu bei, dass die passende Besetzung und die nötigen Informationen zur richtigen Zeit vorhanden sind.

• Qualität und Termine : Sie überwachen vereinbarte Bearbeitungs- und Lieferfristen, behalten Qualitätsstandards im Blick und sprechen Abweichungen oder Engpässe frühzeitig an.

• Ressourcen und Arbeitsmittel : Sie stellen sicher, dass das Team über die benötigten Informationen, Zugänge, Arbeitsmittel und organisatorischen Rahmenbedingungen verfügt. Dabei stimmen Sie sich mit internen und externen Ansprechpersonen ab.

• Geschäftsführung beraten und entlasten: Als erfahrene, praxisnahe Ansprechperson geben Sie Rückmeldung zu Arbeitsabläufen, Auslastung und Zusammenarbeit im Team. Sie bereiten relevante Informationen auf, weisen auf absehbaren Handlungsbedarf hin und unterstützen dabei, praktikable Lösungen zu entwickeln.

• Vertrauliche administrative Unterstützung : Sie übernehmen für die Geschäftsführung an der Schnittstelle zwischen beruflichen und privaten Angelegenheiten unter anderem Terminkoordination, Schriftverkehr mit Behörden und Firmen sowie die Bearbeitung und Organisation von Post und Akten. Sie behandeln sämtliche Informationen diskret und zuverlässig.

• Kommunikation und Zusammenarbeit : Sie sind für Mitarbeitende ansprechbar, sorgen für einen klaren Informationsfluss und unterstützen eine verlässliche, respektvolle Zusammenarbeit.

• Prozesse : Sie erkennen Möglichkeiten zur Weiterentwicklung, schlagen praktikable Verbesserungen vor und helfen dabei, Änderungen verständlich und verlässlich umzusetzen.

Das bringen Sie mit

• Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Rolle – idealerweise mit Personal-, Team- oder Schichtkoordination.

• Ausgeprägtes Organisations- und Planungsgeschick sowie die Fähigkeit, auch bei hohem Arbeitsaufkommen Prioritäten zu setzen und mehrere Vorgänge zuverlässig parallel zu steuern.

• Sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit; Sie verfassen Korrespondenz sicher, sorgfältig und adressatengerecht.

• Eine strukturierte, genaue und verantwortungsbewusste Arbeitsweise, insbesondere im Umgang mit Fristen, Dokumenten und vertraulichen Informationen.

• Sicherer Umgang mit digitalen Arbeitsmitteln und Bereitschaft sowie Affinität für Systeme und Prozesse.

• Ein gutes Verständnis für teamübergreifende Abläufe und die Bereitschaft, sich in die Anforderungen eines zeitkritischen Media-Monitoring-Betriebs einzuarbeiten.

• Sie bleiben auch dann handlungsfähig, wenn sich Prioritäten kurzfristig ändern.

So arbeiten Sie

Sie verbinden klare Erwartungen mit einem wertschätzenden Umgang. Sie hören zu, nehmen unterschiedliche Perspektiven ernst und geben Orientierung. Zugleich setzen Sie vereinbarte Standards verlässlich um und bleiben auch bei wechselnden Anforderungen ruhig und lösungsorientiert.

Sie handeln loyal und vertrauenswürdig, vertreten die Anliegen des Teams gegenüber der Geschäftsführung und geben Rückmeldungen sachlich und konstruktiv weiter. Sie leben Verlässlichkeit vor, fördern Mitarbeitende und tragen dazu bei, dass Aufgaben gut abgestimmt und erfolgreich erledigt werden.

So bewerben Sie sich

Bitte senden Sie Ihre Bewerbung mit Lebenslauf, möglichem Eintrittsdatum und Gehaltsvorstellungen.

Wir freuen uns auf ein Gespräch!