Office Manager:in in Münchener Startup (m/w/d)

Art der Stelle

• Minijob (befristet auf 1 Jahr) oder Teilzeit (unbefristet), 10–20 Stunden/Woche

• Startdatum: ab 15.07.2026

• Primär vor Ort im Office München (Maria-Theresia-Straße 6); Homeoffice nur nach Absprache

Wir denken Tierarztpraxis neu

filu revolutioniert die Tiermedizin: Wir sind ein wachsendes Netzwerk mit Praxen in ganz Deutschland und dem Ziel: moderne, qualitativ hochwertige Tiermedizin in einem positiven Arbeitsumfeld, das Entwicklung, Mitgestaltung, Wertschätzung und Teamspirit in den Mittelpunkt stellt. Unsere Vision steht für zufriedene Tiermediziner:innen und damit auch für glückliche Halter:innen mit gesunden Tieren.

Dein persönlicher Verantwortungsbereich

Du hältst der filu-Holding den Rücken frei. Als Office Manager:in sorgst du dafür, dass unser Team in der Zentrale reibungslos arbeiten kann – von der Büroorganisation bis zur Koordination mit externen Dienstleistern. Du bist die Person, die Dinge einfach regelt.

Büro & Administration – Du sorgst dafür, dass der Laden läuft.

• Büroorganisation und -ausstattung: Supplies, Geräte, Dienstleister

• Post- und Paketmanagement

• Ablage, Dokumentenmanagement und Archivierung

• Verwaltung von Verträgen mit Bürodienstleistern (Reinigung, Vermieter, IT-Hardware)

Team-Support Filu GmbH – Du machst das Leben aller ein bisschen einfacher.

• Unterstützung und Koordination beim Onboarding neuer Mitarbeitender in der Filu GmbH (Arbeitsplatz, Zugänge, Equipment)

• Reisebuchungen und Terminkoordination

• Raummanagement und Vorbereitung von Meetings und Team-Events

• Lieferanten- und Dienstleistermanagement

Skalierungsrelevant – Du denkst über heute hinaus.

• Prozesse und Vorlagen für wiederkehrende Admin-Aufgaben aufbauen, dokumentieren und nachhalten

• Unterstützung bei Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekten, u.a. mit KI-Tools

Das macht dich zum filuneer

Fachliche Kompetenzen

• Google Workspace sicher im Griff – v.a. Sheets, Docs und Calendar

• Erfahrung mit digitalen Tools wie Slack, Teams oder Notion ist ein Plus

• Grundverständnis rechtlicher und behördlicher Meldungen und Prozesse

• Allgemeines Verständnis von Verträgen und vertraglichen Zusammenhängen

Persönliche Kompetenzen

• Organisationstalent, hohe Eigenorganisation und Proaktivität – du hast immer alles im Blick, priorisierst selbstständig und hältst deine Themen und Schnittstellen up-to-date

• Diskretion und Vertraulichkeit – sensible Informationen sind bei dir absolut safe

• Struktur und Auge fürs Detail – Präzision und eine saubere Arbeitsweise liegen dir im Blut

• Hands-on-Mentalität – du hast Lust auf ein dynamisches Start-up-Umfeld mit vielen parallelen und wechselnden Themen

Soziale Kompetenzen

• Kommunikationsstärke und Fingerspitzengefühl im Umgang mit unterschiedlichen Ansprechpartner:innen – intern wie extern

• Serviceorientierung ohne Unterwürfigkeit – du hilfst gern, ziehst aber auch klare Grenzen, wenn nötig

• Teamplayer in einem schnell wachsenden Umfeld – du kommst gut mit Veränderung klar und unterstützt gern abteilungsübergreifend

Sprachen: Deutsch mind. C1, Englisch mind. B1

Warum filu?

MEHR ALS STANDARD-BENEFITS Wir bieten dir eine Kultur und ein Arbeitsumfeld, die deine berufliche und persönliche Weiterentwicklung in den Mittelpunkt stellen.

SEI TEIL UNSERER HERDE

• Ein engmaschiges, strukturiertes Onboarding.

• Regelmäßiges Feedback und ein kollegiales Team, das dir den Rücken stärkt und in dem du Fehler als Lernchancen nutzen darfst.

• Enger Austausch mit einem interdisziplinären Team aus verschiedenen Bereichen.

NIMM EINFLUSS

• Bringe deine Erfahrungen ein, um uns kontinuierlich zu verbessern.

• Entwickle dich bei uns schrittweise weiter und übernimm Verantwortung.

GENIESSE WERTSCHÄTZUNG

• 28 Tage Urlaub plus 2 Tage Sonderurlaub für soziale Projekte.

• Zusätzliche Benefits wie ein Budget für dein mentales und körperliches Wohlbefinden, Zuschüsse für Mobilität oder Fitness sowie regelmäßige Team-Events.

Bewerbungsprozess

1. Schicke uns deine Bewerbung – dein CV genügt uns für den ersten Eindruck! Wir melden uns sobald wie möglich per E-Mail oder Telefon.

2. Erstes Kennenlernen | Kurzvorstellung & Culture Fit | 30 Min. Video Call

3. Persönliches Kennenlernen vor Ort | Büroführung | Aufgaben, Erwartungen & gegenseitiges Kennenlernen | mit Lena Sauerwein

Über uns

filu ist Vorreiter für intelligente Veterinärmedizin in Deutschland – wir gestalten die Tierarztpraxis auf eine innovative, personalisierte und bequeme Art, um so eine bessere Erfahrung für Haustiere, Tierhalter:innen und Tiermediziner:innen (m/w/d) zu schaffen.