Office Assistent (m/w/d) vorbereitende Buchhaltung & Reporting

XALT ist ein innovatives IT-Beratungsunternehmen mit Sitz in München, Leipzig und New York. Als Atlassian Platinum Solution Partner unterstützen wir unsere Kunden in den Bereichen Cloud-Migration, DevOps, agile Arbeitsweisen und digitale Transformation. Wir denken IT ganzheitlich – und setzen auf Teamwork, Transparenz und echte Kundennähe.

Deine Rolle bei uns

Als Office Assistant mit Schwerpunkt auf vorbereitende Buchhaltung und Reporting bist du ein zentraler Bestandteil unseres internen Teams. Du arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und sorgst dafür, dass finanzielle Daten transparent, strukturiert und verständlich für Entscheidungen aufbereitet werden.

Aufgaben

Vorbereitende Buchhaltung:

• Aufbereitung von Belegen, Rechnungen und Spesen für den Steuerberater
• Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlüssen
• Verwaltung digitaler Buchhaltungsunterlagen (DATEV, Lexoffice o. ä.)

Reporting & Controlling:

• Erstellung von monatlichen Finanzreports und KPIs für die Geschäftsleitung
• Pflege und Weiterentwicklung von internen Dashboards (Jira, Confluence, Excel)
• Unterstützung bei Budgetplanung und Forecasting

Zertifizierungs- und Prozessmanagement:

• Mitverantwortung für die Umsetzung der ISO 27001 Zertifizierung
• Sicherstellung, dass alle Anforderungen erfüllt und entsprechende Maßnahmen dokumentiert sind
• Koordination und Pflege von Sicherheitsprozessen, Richtlinien und Nachweisen

Administrative Unterstützung:

• Terminkoordination und allgemeine Office-Organisation
• Kommunikation mit externen Dienstleistern (z. B. Steuerberatung, Banken, Versicherungen)

Qualifikation

Das bringst du mit:

• Erfahrung in buchhalterischer Assistenz, Prozessmanagement oder Zertifizierung
• Zahlenaffinität, strukturierte Arbeitsweise, dokumentationssicher
• Hands-on-Mentalität bei ISO-Themen und Reporting
• Souveräner Umgang mit Excel/Google Sheets, idealerweise bereits Jira/Confluence genutzt
• Kommunikationsstärke, Deutsch auf Muttersprachenniveau, sehr gute Englischkenntnisse
• Diskretion, Verlässlichkeit, Proaktivität und Teamorientiertheit

Benefits

Das bieten wir dir:

• Gestalte unser Unternehmen mit, in einem kreativen und wertschätzenden Umfeld mit kurzen Entscheidungswegen. Hierarchien? Nicht bei uns! Wir bieten kurze Kommunikationswege und stehen jederzeit für deine Ideen offen!
• Du bist einzigartig, deshalb wollen wir deine persönliche und professionelle Weiterentwicklung fördern. Dazu gehören Zertifizierungen, Konferenzen, Kurse und mehr.
• Bei uns legen wir Wert auf flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten sowie mobiles Arbeiten und unterstützen Workation. Zusätzlich bieten wir 30 Tage Urlaub pro Jahr, damit du dich erholen und das Leben in vollen Zügen genießen kannst.
• Arbeite in außergewöhnlichen und modernen Büros in München oder Leipzig
• Wir setzen immer auf neue Impulse und Ideen, sowohl bei unseren KundInnen als auch bei internen Projekten!

Warum XALT?

Wir glauben an Menschen mit Eigeninitiative und Teamgeist. Wenn du Verantwortung übernehmen möchtest und Lust hast, die administrativen Prozesse in einem wachsenden Tech-Unternehmen mitzugestalten, bist du bei uns genau richtig.

Interessiert?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung! Sende deine vollständigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse) per E-Mail