Mitarbeiter (m/w/d) in der Abteilung I „Digitalisierung und Datenschutz“

Das Bayerische Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration (StMI) ist eine oberste Landesbehörde des Freistaates Bayern mit Sitz im Herzen Münchens. In unserem Geschäftsbereich arbeiten bei Polizei und verschiedenen Fachbehörden insgesamt knapp 57.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Wohle der Menschen in Bayern. In unserem Haus werden wichtige Leitentscheidungen für die Bürgerinnen und Bürger des Freistaats Bayern getroffen. Wir sind insbesondere verantwortlich für den Schutz und die Sicherheit im Freistaat, kümmern uns um die Demokratie und den Rechtsstaat, sorgen für eine gelingende Integration und fördern den Sport. Unser Anspruch und Selbstverständnis sind, den Bürgerinnen und Bürgern eine moderne und leistungsstarke Verwaltung zu bieten.

Die Abteilung I vereint die Themen Digitalisierung, Technik und Datenschutz. Unser Ziel ist es, die Verwaltung durch Digitalisierung zu modernisieren und dabei sicher und effizient zu gestalten. Wir bieten ein modernes und innovatives Arbeitsumfeld mit abwechslungsreichen und anspruchsvollen Tätigkeiten in einem hochmotivierten und kollegialen Team.

• Mitarbeit im Aufgabenbereich Haushalt, dabei u. a.
  • Beschaffungen bis zu einer Wertgrenze von 1.000 €
  • Mitwirkung bei sonstigen Vergabeverfahren
  • Pflege von diversen Übersichts- und Überwachungslisten
• Qualitätssicherung im Ticketsystem KIX, insbesondere
  • Plausibilitätsprüfung der intern vermerkten Lösungswege
  • Pflege Wissensdatenbank
• Koordinierung von Ressortumfragen
• Unterstützung der Sachgebietsleitung bei der Dokumentenerstellung und Abwicklung des Schriftverkehrs (einschl. eAkte) sowie der Terminverwaltung
  • Assistenz für die Geschäftsstelle des Rats der Ressort CIOs und der Konferenz der IT- und Digitalverantwortlichen, insbesondere
  • Terminabstimmung und -koordination
  • Organisation und Vorbereitung von Sitzungen
  • Anforderung und Aufbereitung von Beiträgen

• Abwesenheitsvertretung im Vorzimmer der Abteilung I, dabei v. a.
  • Postbearbeitung (Ein- und Ausgang) inkl. Betreuung des E-Mail-Funktionspostfachs (u. a. Weiterleitung nach Zuständigkeit)
  • Vermittlung von Telefonaten für die Abteilungsleitung sowie Einrichtung von Telefon- und Videokonferenzen
  • Terminkoordination und Kalenderverwaltung sowie Dienstreiseservice für die Abteilungsleitung
  • Organisation und Vorbereitung von Besprechungen inkl. Empfang und Betreuung von Besuchern und Mitarbeitern
  • Redaktionelle Überarbeitung des Schriftverkehrs der Abteilung inkl. elektronische Vorgangsbearbeitung: Erzeugung von Vorgängen in der E-Akte, Verwaltung der E-Akte
  • Pflege diverser Telefon- und Adresslisten der Abteilung

• Bei Beamtinnen und Beamten:

Qualifikation für Ämter ab der BesGr A 7 (Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen, möglichst fachlicher Schwerpunkt nichttechnischer Verwaltungsdienst)

• Bei Tarifbeschäftigten:
  • Erfolgreicher Abschluss als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder Tarifbeschäftigter (m/w/d) mit erfolgreich abgeschlossenem Beschäftigtenlehrgang I oder
  • Überdurchschnittlich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, bevorzugt in den Bereichen Bürokommunikation bzw. Büromanagement, Rechtsanwalts- bzw. Notarfachdienst oder alternativ
  • Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich, wünschenswert im öffentlichen Dienst

• Ausgeprägtes Interesse an IuK-Themen und grundsätzliches Verständnis für die Themenbereiche
• Sichere Anwendung des gesamten MS-Office-Pakets sowie die Bereitschaft, sich in themenbezogene Software wie KIX und IHV einzuarbeiten
• Gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen, fundierte Schreibfertigkeiten und Rechtschreibkenntnisse
• Kontaktbereitschaft und die Servicebereitschaft, die Mitarbeitenden tatkräftig zu unterstützen und sich um deren Anliegen zu kümmern
• Gewissenhafte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick
• Kommunikations- und Teamfähigkeit, dem Tätigkeitsbereich entsprechende Belastbarkeit und zeitliche Flexibilität