Vorzimmerassistenz (m/w/d) für das Referat 22 - Sozialplanung, Koordination und Fachdienste

Sie möchten sich für die Teilhabe von Menschen mit Behinderung ein­setzen und dazu beitragen, dass Inklu­sion im Alltag gelebt wird? Sie suchen einen sicheren Arbeits­platz, der Ihnen Gestal­tungs­spielraum, flexible Arbeits­bedingungen und ein wert­schät­zendes Miteinander bietet? Dann sind Sie bei uns genau richtig. Als Assistenz (m/w/d) im Vorzimmer unter­stützen Sie die Referats­leitung sowie das Team des Referats „Sozialplanung, Koordi­nation und Fachdienste“ bei orga­ni­satorischen und administrativen Aufgaben. Mit Ihrem Organi­sations­talent und Ihrer ser­vice­orientierten Arbeits­weise leisten Sie einen wichtigen Beitrag dazu, die vielfältigen Aufgaben des Referats effizient zu koordi­nieren und die Weiter­entwicklung inklu­siver Struktu­ren aktiv zu unter­stützen.

Kommen Sie zu uns. Gemeinsam gestalten wir Oberbayern als soziale und kulturelle Heimat für alle.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt ist folgende eltern­zeitbedingt befristete Stelle in Vollzeit (im Rahmen des Job- und Desk­sharings ist diese Stelle teilzeitfähig) in Entgelt­gruppe 9a TVöD-VKA zu besetzen:

Vorzimmerassistenz (m/w/d) für das Referat 22 „Sozialplanung, Koordination und Fachdienste“
(Kennziffer: 2026/22001-1)

Der Bezirk Ober­bayern ist als kommunale Gebiets­körper­schaft zuständig für die rund 4,6 Millionen Menschen in der Region. Wir sind einer der größten deutschen Hilfe­zahler für Menschen mit Behinde­rungen und für Pflege­bedürftige. Wir erfüllen aber nicht nur soziale und gesund­heit­liche Aufgaben, sondern engagieren uns als Träger von Museen, Schulen und Fach­beratungen auch für Kultur, Bildung, Heimat und Umwelt. Finanziert wird der Bezirk Ober­bayern über die ober­bayerischen Land­kreise und kreis­freien Städte. Aus ihnen kommen die gewählten Mit­glieder des Bezirks­tags, der als politisches Gremium die Aufgaben des Bezirks gestaltet.

• Sie organisieren und koordinieren die Abläufe im Vorzimmer der Referats­leitung und über­nehmen das Termin-, Beschwerde- sowie Reise­management.
• Sie unterstützen die Referatsleitung durch die eigen­ständige Zu- und Sach­bearbeitung sowie die Vorbereitung und Bearbeitung der Korres­pondenz.
• Sie bereiten Besprechungen, Gremien­sitzungen, Vorträge und Präsen­tationen vor und nach, einschließlich Daten­recherche, Protokoll­führung sowie Erstellung von Sitzungs­vorlagen.
• Sie verantworten die zentrale Dokumenten­verwaltung, die Pflege des Intranets sowie die Orga­ni­sation und Koordination von Gremien, Klausuren und weiteren Veran­staltungen ein­schließlich der Budget­verwaltung.
• Sie koordinieren die Zusammenarbeit mit internen und externen Schnitt­stellen und stellen die gegen­seitige Vertretung inner­halb der Vor­zimmer­assistenz sicher.

• Sie besitzen einen erfolgreichen Abschluss:
  • in der 2. Qualifikationsebene in der Fachlaufbahn Verwaltung und Finanzen oder
  • als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) VFA-K (Fach­bereich Kommunal­verwaltung) oder
  • des Beschäftigten­lehrgangs I oder als Kaufmann (m/w/d) für Büro­management.
• Sie haben Erfahrung als Assistenz sowie umfassende Fach­kenntnisse.
• Sie verfügen über sehr gute Kennt­nisse in den gängigen MS-Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams) sowie idealer­weise über Kenntnisse in RIS, SOZIUSopenÜ und proDoppik oder die Bereit­schaft, sich diese anzueignen.
• Sie zeichnen sich durch ein sehr gutes schrift­liches und münd­liches Ausdrucks­vermögen sowie eine sichere Beherr­schung der deutschen Recht­schreibung und Grammatik aus.
• Sie arbeiten selbstständig, strukturiert und sorg­fältig und über­zeugen durch aus­geprägtes Organi­sations­geschick sowie Eigen­initiative.
• Sie sind teamfähig, belastbar und flexibel und arbeiten vertrauens­voll mit unter­schiedlichen internen und externen Schnitt­stellen zusammen.
• Sie treten auch in herausfordernden Situationen sicher, freund­lich und service­orientiert auf und verfügen über ein gutes Verhandlungs­geschick im Umgang mit unter­schiedlichen Gesprächs­partnerinnen und Gesprächspartnern.

Wir sind ein öffentlicher Arbeitgeber und bieten neben sinnvollen, abwechslungs­reichen Tätigkeiten folgende Benefits:

• Chancengleichheit und Diversität sind uns wichtig
• Arbeiten in einem guten Betriebs­klima und einer wert­schätzenden Führungskultur
• Eine fundierte Einarbeitung, die Sie klar und strukt­riert an die neue Aufgabe heranführt, sowie individuelle Unterstützung durch das ganze Team
• Zahlreiche ausgezeichnete Fort- und Weiterbildungs­möglichkeiten sowie eine E‑Biblio­thek
• Vielfältige Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie, z. B. flexible und familien­freundliche Arbeitszeiten und eine Kinder­betreuung in der betriebs­eigenen Kinder­krippe
• Einen Arbeitsplatz mitten in München mit guter Anbindung an die öffentlichen Verkehrs­mittel
• Einen Fahrtkostenzuschuss für MVV und Bahn
• Die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten
• Eine attraktive Großraum- bzw. Ballungs­raumzulage
• Absicherung fürs Alter durch die Zusatz­versorgung des öffent­lichen Dienstes
• Eine eigene Kantine
• Betriebliche Gesundheitsförderung und Sport­angebote im Haus
• Die Möglichkeit eines Fahrrad­leasings

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