Senior HR Operations Associate (m/w/d) - befristet, Elternzeitvertretung

Job Summary:

Als Senior HR Associate jonglierst du gekonnt zwischen der Leitung von Prozessen und Projekten sowie der Bearbeitung komplexer HR-Aufgaben und Anfragen von HR Mitarbeitenden und Führungskräften.

Diese Stelle beinhaltet die Betreuung der Mitarbeitenden in Deutschland, Österreich und der Schweiz und arbeitet innerhalb des globalen HR Operations Teams – du erhältst die Möglichkeit, globale Prozesse regional umzusetzen und anzupassen.

Zusätzlich bist du dafür verantwortlich, Qualitätsbewertungen durchzuführen, um korrekte Dokumentationen und Verfahren sicherzustellen. Diese Rolle umfasst die Bearbeitung komplexer HR-Transaktionen gemäß lokaler HR-Richtlinien, Praktiken und Gesetzgebungen, auch im Hinblick auf gehaltsabrechnungsrelevante Vorgänge.

Wir erwarten eine Bereitschaft, primär (4 Tage) aus unserem Münchener Büro zu arbeiten. Diese Stelle ist eine Elternzeitvertretung und befristet bis voraussichtlich Ende September 2026.

Zu den Aufgaben gehören im Wesentlichen:

• Beantwortung einer großen Anzahl von Anfragen zu HR-bezogenen Themen, von Mitarbeitenden und Stakeholdern.

• Nutzung und Aktualisierung des Wissensmanagement-Tools, um Informationen zu HR-Themen im gesamten Arbeitsleben (von Einstieg bis Austritt/Rente) für Mitarbeitende in der Region bereitzustellen.

• Antworten und Nutzen von ServiceNow zur Dokumentation der Details von Mitarbeiteranfragen.

• Problemidentifizierung und Entwicklung von Lösungsansätzen gemäß festgelegtem Umfang und in Übereinstimmung mit lokalen und regionalen Gesetzen.

• Durchführung teils komplexerer administrativen HR-Tätigkeiten (kann auch u. A. Lohnabrechnungs- und Benefitsthemen beinhalten)

Prozessmanagement- und tracking

• Umsetzung lokaler HR-Richtlinien und Gesetze im gesamten Mitarbeiter-Lifecycle (z.B. Onboarding, Offboarding, Gehaltsanpassungen, Beförderungen, Befristungen und Vertragsverlängerungen, Elternzeit und Mutterschutz), inkl. entsprechender Dokumentation

• Sicherstellung der Integrität und Vollständigkeit der Mitarbeiterdaten

Projektmanagement

• Entwicklung von Empfehlungen für End-to-End-Prozessanpassungen unter Berücksichtigung des Feedbacks der Stakeholder

• Präsentation von Vorschlägen auf allen Ebenen der Firma, einschließlich Führungskräften.

• Übernahme von Eskalationen / komplexen Problemen und Unterstützung junioriger HR-Mitarbeitenden bei der Problemlösung.

• Identifizierung von Inhalts- und Prozesslücken in HR-Systemen; Support in der Entwicklung, Verbesserung und Testung von Prozessen nach Bedarf.

Kommunikation und Dokumentation

• Exzellenter und effizienter Kundenservice mit freundlichem und aufgeschlossenem Auftreten gegenüber Kollegen, Mitarbeitenden, Managern, Führungskräften und externen Stakeholdern

• Erkennen und Eskalieren von Mitarbeiterproblemen durch Überprüfung der individuellen Fallhistorie.

• Beratung und Informationsbereitstellung, sowohl in Gruppensettings als auch individuell, z.B. um Einführungspräsentationen für neue Mitarbeitende zu halten oder Einzelgespräche mit Mitarbeitern zur HR-Richtlinien zu führen.

• Pflege der Abteilungsdatei-Systeme in Übereinstimmung mit den Datenschutzrichtlinien.

• Nutzung der verschiedenen Anwendungen wie Zeiterfassungssysteme und Personalmanagementsysteme (u.A. Workday, SAP)

Erforderliche Fähigkeiten und Erfahrungen:

• Bachelor-Abschluss (mit Fokus auf HR oder betriebswirtschaftliche Studien) oder vergleichbare Arbeitserfahrung im HR

• Einschlägige Berufserfahrung im operativen HR-Management inkl. in der Mitarbeiterbetreuung

• Exzellente Sprachkenntnisse in Deutsch und Englisch, sowohl schriftlich als auch verbal

• Gute Problemlösungsfähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und Prioritäten zu setzen

• Sicherer Umgang mit der Microsoft Office Suite

• Erfahrung in der Arbeit mit HR-Informationssystemen, idealerweise vorherige Nutzung von Workday, SAP und Service Now

• Gute Kenntnisse mit gängigen Arbeitsrechtsinhalten und deren Umsetzung

• Erfahren in der Lösung komplexerer HR und systemtechnischer Probleme

• Erfolgreiches Networken und Aufbau von Beziehungen mit der Fähigkeit als echter Teamplayer zu agieren

• Positive und offene Einstellung zu Veränderungen mit einer schnellen Anpassungsgabe

• Zuverlässig im Umgang mit vertraulichen Informationen mit exzellenter Detailorientierung

Unsere Unternehmenskultur ist von Diversität und Vielfalt geprägt. Daher berücksichtigen wir alle Bewerbungen - unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter, sexueller Orientierung und Identität.