Sachbearbeiter/in Registratur und Beschaffung (m/w/d)

Die Bayerischen Staatsgemäldesammlungen suchen eine/n

Sachbearbeiter/in Registratur und Beschaffung (m/w/d)

in Vollzeit, Entgeltgruppe 6 TV-L unbefristet, zum nächstmöglichen Zeitpunkt.

Im Herzen der Landeshauptstadt Bayerns befinden sich inmitten des Kunstareals
die Bayerischen Staatsgemäldesammlungen. Mit den über 30.000 zu betreuenden
Objekten des Gemälde- und Kunstbesitzes des Freistaates zählen die Bayerischen
Staatsgemäldesammlungen mit ihren fünf Münchner Häusern und den Staatsgalerien
an etlichen weiteren Standorten in Bayern zu den bedeutendsten
Gemäldesammlungen in Europa.

Ihre Aufgaben:

E-Akte

• Anforderungsanalyse: Aufnahme der bestehenden (Papier-) Workflows und
  Überführung in digitale Strukturen
• Strukturaufbau: Mitwirkung bei der Erstellung des Aktenplans, Mitarbeit bei
  der Erstellung von Prozess- und Verfahrensdokumentationen für die E-Akte
• Migration: Begleitung der Digitalisierung von Altbeständen (Scannen,
  Indizieren) und Qualitätssicherung der Datenübernahme
• Schulung: Durchführung von Einweisungen für Kolleginnen und Kollegen in die
  Benutzeroberfläche und die Ablagesystematik, Mitarbeit an Schulungen und
  Informationen zur Nutzung der E-Akte
• Administration & Support: First-Level-Support bei Anwenderfragen und
  Vergabe von Zugriffsrechten, Koordination mit Service-Desk, Fachabteilungen und
  Projektleitung im Rahmen der digitalen Aktenverwaltung
• Qualitätssicherung: Überprüfung, Pflege und Strukturierung der korrekten
  Verschlagwortung und Ablage gemäß Aktenplan, Einhaltung rechtlicher,
  organisatorischer und datenschutzrechtlicher Vorgaben
• Prozessoptimierung: Anpassung der digitalen Workflows bei organisatorischen
  Änderungen
• Schnittstellenmanagement: Kooperation mit der IT-Abteilung bei
  System-Updates oder Fehlermeldungen

Registraturarbeiten

• Zusammenstellung von Akten für Recherchen und Weitergabe an Sachbearbeitung
• Erfassung und inhaltliche Auseinandersetzung mit jedem einzelnen
  Schriftstück, welches zur Registratur bestimmt wurde; Fertigung einer kurzen
  Zusammenfassung und Bestimmung der Archivierungsart bzw. -ort, auch für
  Schriftstücke in Fremdsprachen
• Registrierung von Schriftstücken in MuseumPlus und der E-Akte
• Fortschreibung bzw. Erweiterung des Aktenplans, Festlegung der Systematik
• Eingabe und Recherche in Datenbanken (MuseumPlus)
• Vergabe von Aktentiteln, Aktenzeichen und Aktennummern

Beschaffungswesen

• Materialwirtschaft: Bestandsüberwachung und Bestellung von
  Verbrauchsmaterialien
• Inventarisierung von Vermögensgegenständen über einem Wert von 800 €

Ihre Voraussetzungen:

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännisch administrativen Bereich
  z.B. Verwaltungsfachangestellte/r, Fachangestellte/r für Bürokommunikation,
  Registrator/in, Steuerfachangestellte/r, Notarfachangestellte/r oder
  Industriekauffrau/-mann
• hohe soziale Kompetenzen und hohe kommunikative Fähigkeiten
• Belastbarkeit und Zuverlässigkeit
• Organisationsgeschick
• selbstständiges und strukturiertes Arbeiten
• sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift
• Microsoft-365-Kenntnisse

Wir bieten Ihnen:

• eine vielseitige, verantwortungsvolle Tätigkeit und eine tarifliche
  Entlohnung und Anstellung im öffentlichen Dienst
• gutes Arbeitsklima
• Fortbildungsmöglichkeiten
• attraktive Sozialleistungen: z.B. eine betriebliche Altersvorsorge sowie
  vermögenswirksame Leistungen
• Aussicht auf Staatsbedienstetenwohnung
• einmalige Jahressonderzahlung
• sehr gute Anbindung an die öffentlichen Verkehrsmittel (Bus 68/100, Tram
  27/28, U2)

Das Beschäftigungsverhältnis richtet sich nach dem Tarifvertrag für den
öffentlichen Dienst der Länder (TV-L). Bei Vorliegen der persönlichen und
tariflichen Voraussetzungen erfolgt die Einstellung und Eingruppierung in max.
Entgeltgruppe 6 TV-L.

Die Gleichstellung aller Beschäftigten ist uns wichtig. Daher freuen wir uns
auf Bewerbungen von Menschen unabhängig von kultureller und sozialer Herkunft
sowie von Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller
Identität. Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen
geeignet. Bewerbungen schwerbehinderter Personen werden bei ansonsten im
Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt
berücksichtigt.

Haben Sie Fragen?

Für Fragen zum ausgeschriebenen Aufgabengebiet stehen Ihnen gerne Frau Julia
Würmseer [email protected] und 089 23805 185 zur Verfügung.

Bewerben Sie sich:

Bei Interesse reichen Sie bitte Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen
(Anschreiben, Lebenslauf, relevante Zeugnisse)bis spätestens 30.06.2026
ausschließlich über Interamtein. Bewerbungen per E-Mail können aus
Datenschutzgründen nicht berücksichtigt werden.

Bitte beachten Sie, dass Reisekosten und sonstige Auslagen für ein
eventuelles Vorstellungsgespräch nicht übernommen werden.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!

Bitte bewerben Sie sich auf dieses Stellenangebot online über , Stellen-ID= 1450144. Der Link unten führt sie zu der Seite.