Teamassistent:in im Großprojekt

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir dich als Teamassistent:in im Großprojekt (w/m/d) für die DB InfraGO AG am Standort München.

Im Rahmen des Großprojekts 2. S-Bahn-Stammstrecke München entsteht im Bereich des Hauptbahnhofs eine der komplexesten unterirdischen Verkehrsinfrastrukturen Deutschlands.

Du unterstützt das Projektteam bei der organisatorischen und administrativen Steuerung und sorgst mit deinem Organisationstalent dafür, dass Termine, Informationen und Abläufe im Projekt zuverlässig koordiniert werden.

Deine Aufgaben:

• Besprechungen, Workshops und weitere Termine organisierst du eigenständig und übernimmst deren strukturierte Vor- und Nachbereitung
• Kalender, Dienstreisen und Projektveranstaltungen koordinierst du zuverlässig und sorgst für einen reibungslosen organisatorischen Ablauf
• Präsentationen, Protokolle und Berichte erstellst und pflegst du und stellst dabei eine hohe Qualität der Unterlagen sicher
• Termine, Fristen und offene Aufgaben behältst du im Blick und unterstützt das Projektteam bei deren strukturierten Nachverfolgung
• Projektbezogene Dokumentationen und digitale Ablagestrukturen, insbesondere in SharePoint, pflegst du sorgfältig und unterstützt damit eine transparente Zusammenarbeit im Projekt
• Bei Beschaffungen, der Vertragsverwaltung und der Rechnungsbearbeitung unterstützt du das Projektteam und übernimmst die damit verbundenen administrativen Aufgaben
• Als zentrale Schnittstelle unterstützt du die Zusammenarbeit zwischen Projektleitung, Fachbereichen, Auftragnehmer und weiteren externen Beteiligten
• Managementtermine und Gremienberichte bereitest du organisatorisch vor und unterstützt das Projektmanagement Office bei administrativen und koordinativen Aufgaben

Dein Profil:

• Du verfügst über eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische oder technische Ausbildung, eine Ausbildung im Büromanagement oder über eine vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung in der Projektassistenz, Teamassistenz oder Projektkoordination, idealerweise im Umfeld von Infrastruktur- oder Bauprojekten, bringst du mit
• Mit den gängigen MS Office Anwendungen, insbesondere Outlook, Excel, PowerPoint und Teams, arbeitest du sicher und routiniert
• Erfahrungen mit SharePoint sowie weiteren digitalen Arbeitsumgebungen wie Doxis oder iTWO sind von Vorteil
• Selbstständiges, zuverlässiges und lösungsorientiertes Arbeiten verbindest du mit Flexibilität, Belastbarkeit und einer schnellen Auffassungsgabe
• Organisationstalent und Kommunikationsstärke ermöglichen es dir, unterschiedliche Schnittstellen im Projekt zuverlässig zu koordinieren und auch bei mehreren parallelen Aufgaben den Überblick zu behalten
• Ein sicheres und verbindliches Auftreten sowie Freude an der Zusammenarbeit in einem dynamischen und interdisziplinären Projektteam runden dein Profil ab

Das ist uns wichtig:

Unser Anspruch ist es, allen Kandidat:innen bei gleicher Eignung die gleichen Chancen für den Einstieg bei uns zu bieten. Wir fördern aktiv die Vielfalt und das Miteinander in unseren Teams. Wir schätzen jede Bewerbung, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter, Dauer der Arbeitslosigkeit sowie sexueller Orientierung und Identität.