Vorzimmerkräfte (m/w/d) in Leitungsbüros

Das Bayerische Staatsministerium des Innern, für Sport und Integration (StMI) ist eine oberste Landesbehörde des Freistaates Bayern mit Sitz im Herzen Münchens. In unserem Geschäftsbereich arbeiten bei Polizei und verschiedenen Fachbehörden insgesamt knapp 57.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zum Wohle der Menschen in Bayern. In unserem Haus werden wichtige Leitentscheidungen für die Bürgerinnen und Bürger des Freistaats Bayern getroffen. Wir sind insbesondere verantwortlich für den Schutz und die Sicherheit im Freistaat, kümmern uns um die Demokratie und den Rechtsstaat, sorgen für eine gelingende Integration und fördern den Sport. Unser Anspruch und Selbstverständnis sind, den Bürgerinnen und Bürgern eine moderne und leistungsstarke Verwaltung zu bieten.

Als Vorzimmerkraft (m/w/d) im Büro von Frau Ministerialdirektorin Brigitta Brunner insbesondere:

• Terminkoordination und –überwachung sowie Führung des Kalenders sowie Dienstreiseservice.
• Entgegennahme und Vermittlung von Telefonaten sowie Einrichten von Telefon- und Videokonferenzen.
• Besucherbetreuung und Unterstützung bei der Terminvorbereitung wie Zusammenstellung von Terminunterlagen.
• Sichten und Zuordnen der eingehenden v.a. elektronischen Post zusammen mit der Büroleitung.
• Führen der Registratur (inkl. eAkte) für das Vorzimmer.
• Vertreten und gegenseitige Unterstützung der weiteren Vorzimmerkraft und gemeinsam mit dieser die Abdeckung der erforderlichen Präsenzzeiten im Vorzimmer von Montag bis Freitag.

Als Vorzimmerkraft (m/w/d) in einem Abteilungsvorzimmer bzw. vergleichbarer Organisationseinheiten (künftiges Landesamt für Bevölkerungsschutz, Sport, Landtag/Ministerrat, Integration und Unterbringung von Asylbewerbern) insbesondere: 

• Klassische Vorzimmeraufgaben sowie Unterstützung der Führungskraft wie oben beschrieben.
• Erledigung der täglichen Schreibarbeiten sowie redaktionelle Überarbeitung der Dokumente aus der Abteilung.
• Elektronische Vorgangsbearbeitung sowie Durchführung des Medienbruchs.
• Einweisung neuer Mitarbeiter in die Vorgehensweisen zur Dokumentenerstellung.
• Mitarbeit bei der Erstellung von Gratulationsschreiben an Sportlerinnen und Sportler sowie herausgehobene Akteure der Branche.
• Stellungnahme zu Vorschlägen für die Verleihung von Orden und Auszeichnungen im Bereich des Sports.
• Mitarbeit bei der Durchführung von Veranstaltungen im Bereich Sport (v.a. Bayerischer Sportpreis).
• Mitwirkung bei der Vor- und Nachbereitung von Ministerrats-, Landtags-, Ausschuss-, Arbeitskreis- und Fraktionssitzungen.
• Verfahrens- und terminbezogene Überwachung von Landtagsanträgen und -beschlüssen, von mündlichen, schriftlichen Anfragen und Anfragen zum Plenum von Landtagsabgeordneten.
• Sachbearbeitende Unterstützung bei der Koordinierung diverser Aufnahmeverfahren im Bereich Asyl, sachgebietsinterner Anfragen, Statistiken.
• Abdeckung der erforderlichen Präsenzzeiten von Montag bis Freitag gemeinsam mit den Kollegen im jeweiligen Bereich.

• Überdurchschnittlich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellter (m/w/d) oder Tarifbeschäftigter (m/w/d) mit erfolgreich abgeschlossenem Beschäftigtenlehrgang I oder
• Überdurchschnittlich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, bevorzugt in den Bereichen Bürokommunikation bzw. Büromanagement, Rechtsanwalts- bzw. Notarfachdienst oder alternativ
• Mehrjährige einschlägige Berufserfahrung im Sekretariatsbereich mit durchgängig guten Arbeitszeugnissen, wünschenswert im öffentlichen Dienst.
• Mehrjährige Berufserfahrung in vergleichbaren Positionen in der Privatwirtschaft oder im öffentlichen Dienst erleichtern einen Einstieg in den Aufgabenbereich erheblich.
• Sichere Anwendung des gesamten MS-Office-Pakets, gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen, fundierte Schreibfertigkeiten und Rechtschreibkenntnisse.
• Ausgeprägtes Interesse am politischen Tagesgeschehen und die Bereitschaft sich in die Themen des Staatssekretärs einzuarbeiten.
• Gewissenhafte und sorgfältige Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick.
• Kontaktbereitschaft, gute Umgangsformen, gewandtes Auftreten, ausgeprägte Vertrauenswürdigkeit.
• Überdurchschnittliche Kommunikations- und Teamfähigkeit, dem Tätigkeitsbereich entsprechende Belastbarkeit und zeitliche Flexibilität.