Office Management Lead / Executive Assistant (m/w/d)

Aufgaben

• Du verantwortest das gesamte Office Management und sorgst dafür, dass im Büroalltag alles reibungslos läuft
• Du koordinierst externe Dienstleister wie Reinigung, Getränke- oder Büromaterialservices und behältst dabei Kosten sowie Abläufe im Blick
• Du organisierst Termine, Geschäftsreisen, Meetings und Events und pflegst Kontakte sowie Informationen zuverlässig in internen Systemen
• Du kommunizierst professionell mit Geschäftspartnern, Behörden und externen Ansprechpartnern – schriftlich und telefonisch auf Deutsch und Englisch
• Du unterstützt bei administrativen und organisatorischen Themen sowie bei der Vorbereitung von Unterlagen, Präsentationen und Rechnungen
• Du bist erste Anlaufstelle für Mitarbeitende, Gäste und Kunden und sorgst mit Deiner freundlichen und souveränen Art für einen professionellen Empfang im Office
• Perspektivisch hast Du die Möglichkeit, zusätzliche Aufgaben in administrativen und organisatorischen Unternehmensbereichen zu übernehmen und Dich fachlich wie persönlich weiterzuentwickeln
• Wichtig ist: Auch im abwechslungsreichen Tagesgeschäft packst Du mit an und behältst den Überblick – von organisatorischen Themen bis hin zu den kleinen Dingen, die einen reibungslosen Office-Alltag ausmachen

Anforderungen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, z. B. im Büromanagement, Hotelmanagement oder eine vergleichbare Qualifikation
• Idealerweise mehrjährige Erfahrung im Office Management, Empfangs- oder Assistenzbereich
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie eine strukturierte und organisierte Arbeitsweise
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und Freude daran, Verantwortung zu übernehmen
• Professionelles und souveränes Auftreten im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern
• Hands-on-Mentalität sowie eine zuverlässige „Get-things-done“-Arbeitsweise

Benefits

• Ein kooperatives, innovatives und wertschätzendes Team
• Persönliche und fachliche Weiterentwicklung mit langfristiger Perspektive
• Attraktives Vergütungspaket
• Dynamisches Arbeitsumfeld mit flachen Hierarchien und kurzen Entscheidungswegen
• Viel Eigenverantwortung sowie eine steile Lernkurve von Beginn an
• Spannende Einblicke in unterschiedliche Unternehmensbereiche und die Möglichkeit, zusätzliche Verantwortung zu übernehmen
• Entwicklungsperspektive in eine koordinierende oder leitende Rolle innerhalb des Office-/Assistenzbereichs
• Ein modern ausgestattetes Office in zentraler Lage in München
• Strukturierte Einarbeitung vor Ort sowie die Möglichkeit auf gelegentliches Homeoffice nach der Einarbeitung

Über uns:

Die PLU Top Assistant GmbH mit Sitz in München ist seit rund 20 Jahren spezialisiert auf die Vermittlung und Beschäftigung von hochqualifizierten Assistenzkräften. Wir vermitteln nicht einfach, sondern begleiten Chef und Assistenz auf dem Weg zum „Winning Team“.