Teamassistenz (w/m/d)

Die Technische Universität München (TUM) ist mit rund 700 Professorinnen und Professoren, 52.000 Studierenden und rund 13.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine der forschungsstärksten und renommiertesten Universitäten Europas. Ihre Schwerpunkte sind die Ingenieurwissenschaften, Naturwissenschaften, Lebenswissenschaften und Medizin, verknüpft mit den Wirtschafts- und Sozialwissenschaften.

Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine Teamassistenz (w/m/d) mit dem Schwerpunkt Digitalisierung im Büro des Präsidenten in Teilzeit (20 Arbeitsstunden/Woche) zunächst befristet auf drei Jahre.

Ihr Aufgabengebiet:

• Mitwirkung bei der Erarbeitung von Digitalisierungsmaßnahmen sowie deren eigenständige organisatorische Umsetzung im Präsidial- und Gremienbüro
• Mitarbeit bei der Sichtung, Aufbereitung und (Neu-)Strukturierung bestehender Büro- und Gremienprozesse sowie bei der Erarbeitung und Umsetzung digital gestützter Optimierungen
• Eigenständige Sachbearbeitung gremienrelevanter Vorgänge, Gremienassistenz, insbesondere bei der Vor- und Nachbereitung der Sitzungen der Hochschulgremien, der organisatorischen Betreuung während der Sitzungen und der digitalen Bereitstellung von Sitzungsunterlagen sowie Management der Sitzungstermine
• Eigenständige Pflege und strukturierte Weiterentwicklung der Anwendung eines digitalen Sitzungsmanagement-Tools insbesondere im Hinblick auf die zugehörigen Dokumentations-, Ablage- und Kommunikationsstrukturen sowie Mitwirkung bei dessen Einführung
• Systematische Weiterentwicklung und strukturelle Optimierung des digitalen Termin- und Ablagemanagements einschließlich der Einführung neuer digitaler und KI-gestützter Tools
• Koordination und Abstimmung mit internen Schnittstellen im Rahmen von Digitalisierungsmaßnahmen im Präsidialbereich
• Übernahme weiterer Assistenz- und Sonderaufgaben für den Präsidenten in Abstimmung mit der Leitung des Präsidialbüros

Ihr Anforderungsprofil:

• Mittlere Reife sowie eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung (z. B. im Bereich Bürokommunikation oder Büromanagement) oder ein vergleichbarer Abschluss
• Berufserfahrung im Assistenz-, Verwaltungs- oder Organisationsbereich, idealerweise im Leitungsbereich mit Bezug zu digitalen Arbeitsprozessen
• Ausgeprägte Affinität zu digitalen Anwendungen (einschließlich KI-Tools) sowie sicherer Umgang mit gängiger Software (z. B. MS Office und MS Teams) Interesse an der Weiterentwicklung und (Neu-)Strukturierung digitaler Büro- und Gremienprozesse
• Sehr gute Deutsch- und gute Englischkenntnisse (jeweils in Wort und Schrift)
• Sorgfältige, zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise sowie ein hohes Maß an Organisationsgeschick
• Freundliches und sicheres Auftreten, Diskretion, Teamfähigkeit und ausgeprägte Kommunikationskompetenz

Unser Angebot:
Wir bieten Ihnen eine spannende und abwechslungsreiche Tätigkeit in einem freundlichen und kooperativen Arbeitsumfeld im Präsidialbereich einer der führenden Universitäten Europas. Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung bestehen im Rahmen des TUM Talent Management.
Die Stelle ist in Teilzeit (20 Std./Woche) zu besetzen. Beschäftigung und Vergütung erfolgen bis zu TV-L E8. Einsatzort ist das Büro des Präsidenten am Stammgelände der TUM in München, mitten im Münchener Museumsviertel mit günstiger Verkehrsanbindung. Die Stelle ist für die Besetzung mit schwerbehinderten Menschen geeignet. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei ansonsten im Wesentlichen gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt eingestellt. Die TUM strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich begrüßt.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung. Ihre aussagekräftigen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugniskopien sowie weitere relevante Bewerbungsunterlagen) gesammelt in einem PDF-Dokument (max. 10 MB) richten Sie bitte unter Angabe des Stichworts „Bewerbung Teamassistenz mit dem Schwerpunkt Digitalisierung im Büro des Präsidenten" bis zum 5. Juli 2026 per E-Mail an den Präsidenten der TUM, Herrn Prof. Dr. Thomas F. Hofmann (unter: [email protected] ). Gerne steht Ihnen Frau Dr. Höfer-Weichselbaumer (unter: [email protected] ) für Fragen zur Verfügung.

Im Rahmen Ihrer Bewerbung um eine Stelle an der Technischen Universität München (TUM) übermitteln Sie personenbezogene Daten.
Beachten Sie bitte hierzu unsere Datenschutzhinweise gemäß Art. 13 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zur Erhebung und Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen Ihrer Bewerbung. Durch die Übermittlung Ihrer Bewerbung bestätigen Sie, dass Sie die Datenschutzhinweise der TUM zur Kenntnis genommen haben.